Od tworzonych w organizacjach zespołów projektowych oczekuje się przede wszystkim wysokiej efektywności w pracy i dostarczania na czas zadowalających wyników. Nierzadko jednak zdarza się, że choć do zespołu trafiają świetni specjaliści i rekrutacja wewnętrzna dała doskonałe rezultaty, to efekty działań są dalekie od oczekiwań. Przyczyn takiej sytuacji może być kilka i zapewne warto się im za każdym razem dokładnie przyjrzeć.

Specjalne zespoły projektowe są powoływane po to, by wdrażać określone działania, których efektem ma być osiągnięcie znaczących celów biznesowych lub radykalnej poprawy procesów. Są one nazywane „High Preformance Team”. Zespoły HPT to wybór strategiczny firmy, prowadzący do osiągnięcia w krótkim czasie ponadprzeciętnych wyników.

Do uzyskania tych wyników niezbędne jest zapewnienie zespołom HPT możliwości pracy w określonym środowisku. Służy temu metoda HPT oparta o system zarządzania przez cele, w którym zarządzający oczekują widocznego podniesienia skuteczności zespołu. Dzieje się to dzięki zastosowaniu w pracy zespołu HPT określonych zasad i zaproponowaniu ujednoliconego podejścia do współpracy, opisywanych m.in. przez:

1. Wspólną wizję – opracowywaną przez członków zespołu HPT po zaproszeniu do wspólnej pracy. Szczególny nacisk kładzie się na to, by była to tzw. wizja inspirująca – stanowiąca motywator do pracy dla wszystkich osób z zespołu.
2. Zorientowanie na czas i na wyniki – metoda HPT zakłada, że optymalny czas pracy dla zespołu osiągającego ponadprzeciętne wyniki to 90-120 dni.
3. Pracę w strefie komfortu – efektywność zespołu HPT uzależniona jest od tego, czy jego członkowie wierzą w możliwość realizacji postawionych celów. Istotne jest więc, by stawiając przed zespołami HPT ambitne zadania i wyśrubowane cele dbać o to, żeby wszyscy członkowie zespołu wierzyli we wspólne osiągnięcie sukcesu.
4. Zapewnienie samodzielności – doświadczenia pokazują, że dla członków zespołów HPT niezwykle ważne jest poczucie samodzielności w wykonywanych zadaniach oraz możliwość decydowania i ponoszenia odpowiedzialności za podjęte decyzje.

Kluczowym elementem jest dokonanie wyjściowej diagnozy zespołu (przeprowadzanej według specjalnego formularza), dotyczącej panujących w nim norm współpracy, zasad, wzajemnej znajomości osób i oczekiwań. Na tej podstawie powstaje karta zespołu, w której zapisywane są planowane działania dotyczące realizacji zarówno postawionych przed zespołem celów, jak również wzajemnego wspierania się i spełniania oczekiwań. Opracowanie tej karty i praca zespołu HPT opierają się na trzech filarach: zaufaniu, szacunku i wsparciu. Karta określa także zadania, zakres i granice, w których zespół będzie działać.

Metodologia pracy z zespołem HPT zakłada zapewnienie zespołowi ciągłego wsparcia na poziomie procesu grupowego – tak, aby przez cały czas były zapewnione warunki do dostarczania ponadprzeciętnych wyników. To wsparcie może być dostarczane dwojako: albo przez osoby z wewnątrz firmy (przygotowane do pracy według metodologii HPT), albo przez zewnętrznych konsultantów. Narzędzia pracy obejmują między innymi: arkusze do analizy zespołu, arkusze i ćwiczenia do diagnozowania stylów komunikacyjnych w zespole i projektowania optymalnych sposobów komunikacji, ćwiczenia wspomagające identyfikowanie i likwidowanie barier powstających w zespole oraz wspomagające ustanawianie norm zespołowych.

In one sense the charter is the team’s license to operate.

Artykuł został opublikowany w „Roczniku Kontekst HR 2010”.