Wiedza

Jak zorganizować idealną konferencję?

20 czerwca 2016

Zorganizowanie idealnej konferencji to spore wyzwanie i duży wysiłek logistyczny. Nasze starania, by całe przedsięwzięcie okazało się sukcesem, w dużej mierze jest uzależnione od wyboru właściwych podwykonawców i skutecznego planowania.

 

 

Poniższa lista pozwoli zorientować się w zadaniach, z którymi musi się zmierzyć każda osoba zadająca sobie pytanie: Jak zorganizować idealną konferencję?

Miejsce i data spotkania
Wybierając miasto i dokładne miejsce przedsięwzięcia, czyli w trakcie sprawdzania sal konferencyjnych np. w Toruniu, Wrocławiu, Olsztynie, Poznaniu czy Krakowie, obok daty spotkania koniecznie należy wziąć pod uwagę następujące zagadnienia:
• Gdzie odbywały się podobne spotkania w przeszłości? Czy chcemy zaproponować coś nowego, czy trzymamy się jakiejś firmowej tradycji?
• Czy w planowanym miejscu nie odbywają się w tym samym czasie targi, duże imprezy miejskie lub inne wydarzenia, które mogą zakłócić przebieg naszej konferencji lub mieć wpływ np. na: komfort dojazdu, ceny w hotelach lub w ogóle możliwość znalezienia noclegu?
• Czy wybrana sala konferencyjna może zostać podzielona na mniejsze sale do prac w grupach?
• Jeśli potrzebujemy więcej sal do wynajęcia, to musimy sprawdzić, czy znajdują się one blisko siebie, czy na kilku poziomach lub w różnych częściach budynku.
• Czy wybrane przez nas sale mają dostęp do bezprzewodowego internetu? Jaka jest wydajność sieci?

Zaplecze techniczne
• Jaki sprzęt jest oferowany na miejscu i jakie są koszty jego wynajęcia? (Dotyczy to np.: projektorów, nagłośnienia, laptopów, zapasowych agregatów).
• Czy pomieszczenia konferencyjne mogą być dostępne wcześniej, np.: na przygotowanie stoiska firmowego, rozstawienie roll-up’ów, rozłożenie materiałów konferencyjnych, próby dźwięku?
• Czy jest możliwość wynajęcia dodatkowej sali, gdyby zaszła taka potrzeba? Ile to kosztuje?
• Czy jest magazynek na zaplecze konferencyjne?
• Ile jest gniazdek elektrycznych na salach? Czy potrzebne są dodatkowe przedłużacze?
• Jak funkcjonuje klimatyzacja, oświetlenie, rolety, przyciemnianie pomieszczeń, nagłośnienie?
• Czy jest osoba odpowiedzialna za wyżej wymienione obszary? Czy w razie trudności z obsługą infrastruktury technik jest w stanie szybko interweniować?

Zaproszenia i program spotkania
Ten aspekt organizowania przedsięwzięcia jest równie ważny, jak właściwe miejsce organizowania konferencji. Warto zatem wziąć pod uwagę następujące czynniki:
• Kto ustala listę uczestników, wysyła zaproszenia (i w jakiej formie) oraz zbiera potwierdzenia uczestnictwa?
• Kto ustala liczbę prelegentów i formę wystąpienia? Kto jest odpowiedzialny za przygotowanie materiałów dla uczestników?
• Czy są planowane wystąpienia osób z zewnątrz? (Np.: znanego psychologa, eksperta z branży, przedstawiciela firmy z zagranicy lub centrali).
• Czy potrzebny jest moderator lub prowadzący konferencję spoza firmy? (Np.: prezenter telewizyjny, gwiazda serialu, znany dziennikarz lub inna ceniona i znana w branży osoba).
• Czy potrzebni są tłumacze? Czy tłumaczymy symultanicznie, czy konsekutywnie? Jakich materiałów potrzebują tłumacze do przygotowania się do spotkania i zaznajomienia się z tematyką konferencji?
• Czy program spotkania obejmuje tylko samą konferencję merytoryczną, czy również atrakcje w czasie wolnym? Jeśli tak, to jakie? Z jakimi kosztami należy się liczyć?
• Czy potrzebna będzie dodatkowa pomoc np.: przy rozdawaniu identyfikatorów, materiałów pokonferencyjnych, prezentów itp. Czy są osoby w firmie, które mogą się tym zająć, czy należy dodatkowo wynająć hostessy?

Budżet
Budżet jest czynnikiem, od którego trzeba zacząć – to on determinuje przecież wielkość i rodzaj sali do wynajęcia, rodzaj kateringu itd. W tym zakresie musimy pamiętać, że:
• podstawą budżetowania są wyceny od poszczególnych podwykonawców; zwyczajowo należy doliczyć jeszcze 10% na różne nieprzewidziane wydatki;
• warto zaplanować, jakie koszty uczestnicy ponoszą samodzielnie (np.: napoje poza spotkaniami konferencyjnymi, alkohol, korzystanie ze spa); jeśli są to opłaty do uiszczenia gotówką, recepcja konferencji powinna być przygotowana na pytania, gdzie znajduje się najbliższy bankomat.

Recepcja
Oprócz zwyczajowego odbierania identyfikatorów (warto ułożyć je alfabetycznie) i podpisywania listy obecności, recepcja jest miejscem, gdzie uczestnicy kierują się ze wszystkimi pytaniami, nawet tymi niezwiązanymi bezpośrednio z wydarzeniem. Umiejętność radzenia sobie z różnymi niestandardowymi prośbami ma wpływ na ogólną ocenę konferencji. Mogą to być np.: pytania o połączenia kolejowe, autobusowe, taksówki, aptekę, lekarza, bankomat, topografię terenu w okolicy, główne atrakcje, prośby o wypożyczenie ładowarki do telefonu, laptopów, igłę z nitką, odplamiacz, wskazanie toalet, restauracji, poinformowanie o godzinach posiłków czy odjazdu autokarów.

Przebieg spotkania
Należy pamiętać o:
• przerwach między wystąpieniami;
• jeśli konferencja ma przebieg wielowątkowy (tj. wystąpienia odbywają się w kilku salach jednocześnie), warto planować przerwy w jednakowym czasie, aby uczestnicy mogli porozmawiać ze sobą podczas przerw;
• planie awaryjnym na wypadek awarii prądu, choroby lub innych wydarzeń uniemożliwiających pojawienie się któregoś z prelegentów;
• małym poczęstunku podczas przerw kawowych;
• zorganizowaniu mini wystawy do oglądania przez uczestników w trakcie nieformalnych rozmów, co może stać się miłym akcentem (częstą praktyką jest np. pokaz zdjęć z dnia poprzedniego, na których każdy chętnie odszuka siebie);
• różnorodności posiłków przy planowaniu menu kateringu, ponieważ sporo osób nie je dziś mięsa, często występującym schorzeniem są też różne alergie wykluczające jedzenie określonych potraw;
• dodatkowych atrakcjach pozwalających na spotkanie w mniej formalnej atmosferze (np.: ognisko, koncert, wycieczka).

Ocena konferencji
Praca organizatora konferencji nie kończy się z chwilą wyjazdu ostatnich uczestników. Zanim odłożymy do akt wszystkie dokumenty związane z organizacją spotkania, konieczna jest wewnętrzna ocena projektu.
Zadania dla organizatora po zakończeniu konferencji:
• Podstawowe pytanie, które należy sobie zadać, brzmi: Czy konferencja była udana? Uwzględnijmy klimat i atmosferę imprezy, wrażenia uczestników na gorąco, jakość wystąpień i infrastruktury.
• Czy udało się utrzymać w założonym budżecie? Jeśli nie, konieczna jest analiza przyczyn i ewentualna weryfikacja założeń na przyszłość.
• Wysłanie podziękowań prelegentom.
• Rozesłanie uczestnikom materiałów pokonferencyjnych e-mailem lub pocztą (jeśli jest taka konieczność).
• Podziękowanie osobom zaangażowanym w organizację konferencji.
• Przygotowanie ankiety oceniającej konferencję, o ile nie była przeprowadzana zaraz po zakończeniu spotkania.
• Analiza wyników i wnioski.

Uwzględnienie powyższych zagadnień przy organizacji konferencji jest bardzo pomocne, jeśli chcemy uniknąć najbardziej typowych błędów. Sam wynajem sali, nawet najbardziej odpowiedniej, nie zwalnia organizatorów od dobrego planowania i zabudżetowania przedsięwzięcia, a następnie sumiennej realizacji przyjętego planu.

Autor wpisu: salerezerwacje.pl

 

Konto gościa

Konto gościa
wróć