Spowolnienie gospodarcze i trudna sytuacja na rynku w Polsce inicjują wiele zmian w organizacjach. Coraz częściej odpowiedzią na kryzys są między innymi decyzje o redukcji struktur personalnych.

Nie są one nigdy łatwe: ani do podjęcia, ani do wdrożenia, ani dla zarządów, ani – przede wszystkim – dla kadry menedżerskiej, która bezpośrednio przeprowadza zwolnienia w swoich zespołach.

Konieczność odbycia rozmów separacyjnych (zwalniających) często wyzwala w menedżerach poczucie winy i żalu wynikającego z faktu, że muszą wybrać „najsłabsze ogniwa” wśród pracowników i zdecydować o rozstaniu. Źródłem stresu może być również brak akceptacji na tego typu zmiany lub obawa przed reakcjami pracowników, którym będzie przekazywana informacja o zwolnieniu.

Proces redukcji zatrudnienia jest więc jednym z najbardziej stresujących przeżyć nie tylko dla zwalnianych, ale i dla zwalniających. Warto więc się do niego dobrze przygotować, aby w zgodzie z prawem i samym sobą podejmować dobre decyzje i odpowiednio – to jest w sposób „ludzki” – je komunikować.

Co znaczy zwalniać „po ludzku”? To nic innego, jak postawić się na miejscu osoby zwalnianej i traktować ją tak, jak samemu chciałoby się być traktowanym w podobnej sytuacji. Spojrzenie na rozmowę separacyjną z perspektywy osoby zwalnianej uświadamia jak istotne staje się okazanie jej szacunku i zrozumienia w obliczu niepewnej przyszłości oraz tysięcy znaków zapytania typu „dlaczego ja?”. Zwalniać po ludzku to również zadbanie o spełnienie warunków niezbędnych do właściwego przeprowadzenia redukcji zatrudnienia. Chodzi o to, by osoby zwalniane opuszczały miejsce pracy z poczuciem własnej wartości, świadomością wagi zdobytego doświadczenia i wiarą, że w bliskiej przyszłości znajdą nową pracę.

Przygotowanie do rozmów z pracownikami nie podlegającymi redukcji zatrudnienia

W trakcie zwolnień grupowych dobrze jest najpierw podjąć rozmowy z pracownikami, którzy w firmie pozostają. Choć dla nich rozmowy nie będą w tak dużym stopniu stresujące jak dla zwalnianych, to jednak potrzebują oni informacji o ich przyszłości w organizacji. Warto również pamiętać o tym, że podczas zmian organizacyjnych często z pracy najszybciej rezygnują ci najlepsi – i szybko znajdują nowe zatrudnienie. A to przecież oni stanowią największy potencjał firmy! Dlatego warto w pierwszej kolejności porozmawiać z pracownikami, na których najbardziej kierownictwu zależy.

Jak przygotować i poprowadzić trudny proces zwolenień, dbając o wizerunek firmy jako pracodawcy?

Przygotowanie do rozmów z pracownikami podlegającymi redukcji zatrudnienia

Każdy menedżer powinien właściwie przygotować argumentację zwolnienia pracownika. Należy zebrać wszystkie ważne informacje dotyczące efektywności i jakości pracy zwalnianego, przeanalizować wyniki ocen okresowych i inne sytuacje przemawiające za słusznością decyzji. Warto pamiętać, że im bardziej szczegółowa, precyzyjna i wiarygodna argumentacja, tym mniejsze pole do postawy roszczeniowej ze strony pracownika.

Przeprowadzenie rozmowy

• Organizacja. Rozmowa separacyjna powinna być odpowiednio wcześnie zaplanowana i przeprowadzona w spokojnym, odosobnionym miejscu. Należy przeznaczyć 0,5h-1h na jedną osobę.
• Komunikowanie decyzji leży zawsze po stronie bezpośredniego przełożonego. To on na co dzień kontaktuje się ze swoimi podwładnymi, zna ich osobowość i zachowania oraz wie, jak podejść do każdego indywidualnie. Należy bezwzględnie unikać przekazywania informacji o zwolnieniu telefonicznie lub listownie. Warto pamiętać, że to ma być rozmowa, a nie jedynie suche zakomunikowanie decyzji bądź monolog przełożonego. Pracownik powinien mieć prawo do zadawania pytań i wyrażenia swojego zdania.
• Atmosfera. Podczas rozmowy należy zadbać o dobrą atmosferę, odnosić się z szacunkiem do osoby zwalnianej, spokojnie, ale zdecydowanie zakomunikować decyzję i podać przyczynę opierając się na faktach i konkretach. Ponieważ nie jest to łatwa rozmowa, należy być przygotowanym na wybuch nawet bardzo skrajnych emocji. Tu trzeba wykazać się umiejętnością aktywnego słuchania.
• Emocje. Pracownik na przekazaną informacje może zareagować płaczem lub agresją. Należy wówczas zachować spokój i pozwolić na uzewnętrznienie emocji – przyniesie to pracownikowi ulgę i pozwoli na spokojne kontynuowanie rozmowy. Brak wiary w znalezienie nowej pracy i trudna sytuacja rodzinna stanowią kolejne powody emocjonalnych reakcji, a nawet obwiniania menedżera za podjętą decyzję. W takiej sytuacji należy okazać zrozumienie i nie bagatelizować problemu. Lepiej raczej wskazać na konkretne działania, które pracownik może podjąć, choć w danej chwili, w przypływie emocji być może nie dostrzega żadnych rozwiązań. Nie należy jednak pocieszać pracownika i tłumaczyć się z powziętej decyzji! Zarzucany brak obiektywizmu trzeba odeprzeć odwołując się do konkretnych i wiarygodnych informacji i sytuacji, które wpłynęły na decyzję oraz o branych pod uwagę kryteriach w doborze osób do zwolnienia.
• Rola działu HR. Jeśli istnieje taka możliwość, warto zaprosić na rozmowę również przedstawiciela działu personalnego. Oprócz przygotowania niezbędnej dokumentacji związanej ze zwolnieniem może on wesprzeć menedżera w komunikowaniu decyzji, uzupełnić przekazywane informacje i odpowiedzieć na ewentualne pytania dotyczące prawnej strony zwolnień indywidualnych i grupowych. Organizacje często przewidują rożne formy pomocy dla zwalnianych –i tu źródłem informacji jest również reprezentant HR, który najlepiej przedstawi szczegóły oraz korzyści dla pracownika.
• Outplacement. Programy outplacementowe mają na celu pomoc firmom w przeprowadzeniu zwolnień grupowych i indywidualnych – tak, aby odejście pracownika z firmy przebiegało w jak najmniej konfliktowy sposób oraz by zwolnione osoby w jak najkrótszym czasie znalazły nowe zatrudnienie. Zwalniany pracownik otrzymuje wsparcie psychologiczne, ma możliwość przekwalifikowania się, bierze udział w warsztatach oraz konsultacjach z doradcą zawodowym, otrzymuje również wsparcie w znalezieniu nowej pracy. Korzystanie z programów jest kosztowne, więc nie wszystkie firmy decydują się na tego typu rozwiązania.
• Szkolenia dla kadry menedżerskiej z zakresu prowadzenia rozmów separacyjnych i radzenia sobie w trudnych sytuacjach z pracownikami w dużym stopniu zmniejszają stres i poczucie niepewności menedżerów w obliczu zmian organizacyjnych oraz konieczności przeprowadzenia zwolnień pracowniczych. Podczas szkoleń menedżerowie doskonalą umiejętność komunikowania przykrych decyzji, uczą się między innymi jak efektywnie przeprowadzić rozmowę zwalniającą, jak radzić sobie z emocjami rozmówcy, odkrywają w sobie bariery komunikacyjne i tworzą strategie ich pokonywania.

Jakość przeprowadzania redukcji struktur personalnych ma decydujące znaczenie dla wizerunku organizacji, który tworzą zarówno ludzie w niej pracujący, jak i ci, którzy właśnie pracę utracili. Warto więc dołożyć wszelkich starań, aby podejmować właściwe decyzje i odpowiednio je komunikować.

Artykuł został opublikowany na portalu „Nowoczesna Firma” (www.nf.pl) w dniu 16.06.2009 roku