Wiedza

Odzyskaj swój czas

Zaczęło się od rozmowy z szefem: ma znaleźć usprawnienie w zarządzaniu czasem. Marek zapomniał o umówionej rozmowie z klientem. Odebrał telefon zaspanym głosem… Raz jedyny wyleciało mu z pamięci. Sam jest zaskoczony. Oczywiście, że zapisuje. Wszystko ma zapisane w jednym miejscu, ale gdzie ma zapisać, żeby zajrzeć tam akurat we wtorek rano, albo poniedziałek wieczór? Tego na szkoleniach nie powiedzieli. Klient się poskarżył. A to pech, że chciało mu się zadzwonić do jego szefa. Przecież nic wielkiego się nie stało.

 

Kolejny wieczór Andrzeja nad kalendarzem – znów przepisuje większość zadań z poprzedniego dnia na następny dzień. Na początku było mocne postanowienie i radość, że udaje się codziennie usiąść do planowania zadań. Sam zauważył, że tematy zaczynają mu uciekać z pamięci. Kupił porządny kalendarz i zaczął solidnie go prowadzić. Na każdy dzień ma całą stronę do dyspozycji. Skorzystał ze szkolenia i nadaje zadaniom priorytety. Po kilku tygodniach czuje, że wpada w przygnębienie. Właśnie przy kalendarzu. Kiedy musi za każdym razem przepisać niemal całą stronę na kolejny dzień, już wie, że jutro będzie tak samo. To jakiś pamiętnik niemocy, a nie kalendarz biznesowy!

 

Dzisiaj jest wtorek. Dla Igi to ten cudowny dzień na przygotowanie raportu, którego nikt nie czyta. Tak liczyła na to, że praca pozwoli rozwinąć jej skrzydła, pokazać się z najlepszej strony. Po kilku miesiącach umie już wszystko. Jest mistrzynią obsługi klawiszy Ctrl C, Ctrl V! Najbardziej dobija ją dzisiejszy raport. Nikt nie zauważa, ile czasu poświęca na dokładne przygotowanie i sprawdzenie danych, formatowanie pliku i wykonanie dodatkowych obliczeń z użyciem zaawansowanych formuł. Najwyraźniej po to wysłali ją na szkolenie z Excela, aby teraz magazynować jej raporty na serwerach. Gdyby miała inną pracę, albo innego szefa…

 

Zarządzanie sobą w czasie nabiera coraz większego znaczenia. Bo świat przyśpiesza. Bo się polaryzuje na tych, którzy biegną coraz szybciej i tych, którzy stoją obok. Możesz nie nadążać, ale zrezygnuj z życia materialnego na poziomie marzeń. Firmy na wysoko konkurencyjnych i zglobalizowanych rynkach nie mają takiego wyboru. Klienci bezwzględnie oczekują coraz więcej, lepszej jakości za coraz mniej. Komu zabraknie pomysłowości, odpowiedniej mentalności, doskonałej organizacji… musi jej mieć więcej następnym razem! I coraz bardziej sukces firmy zależy od udziału każdego pracownika. Bez wyjątku.

 

Do niedawna braliśmy udział w szkoleniach z zarządzania czasem z ciekawości. Może z nadzieją na kilka dodatkowych godzin dziennie dzięki technikom i narzędziom. Najczęściej wychodziliśmy ze zbiorem bardzo inspirujących wskazówek i przeczuciem, że najtrudniejsza będzie codzienna praktyka.

 

Obecnie konsekwencja i codzienna praktyka staje się potrzebą organizacji, a nie elementem osobistego rozwoju i poczucia niezależności. Potrzebujemy więcej praktycznej wiedzy i konkretnych narzędzi, które przeniosą wiedzę i postanowienia do codziennej praktyki.

 

Co jest osobistym czynnikiem sukcesu, który podtrzymuje moją motywację? Jak zarządzać własną motywacją? Jak pracować z nawykami? Jak planować i co robić z nieustanną zmianą? Co wpisywać, a czego nie wpisywać do kalendarza? Kto ma określać priorytety? Kiedy przygotowanie posiłku staje się „pożeraczem czasu”? Jak poradzić sobie z masą napływających zadań wynikających z różnych ról życiowych? Co robić, aby uzyskać pełną koncentrację na wykonywanym zadaniu?

 

Po szkoleniu „Zarządzanie sobą w czasie” zrozumiesz, jak w praktyce wykorzystać zarządzanie sobą i planowanie długoterminowe do selekcji zadań i nadawania im priorytetów. Poznasz proste techniki do codziennej organizacji pracy. Będziesz także posiadał skonfigurowane narzędzie teleinformatyczne do zarządzania napływających zadań. Dzięki temu z łatwością zastosujesz w codziennej praktyce wszystkie zasady i techniki zarządzania czasem, których uczyłeś się lub będziesz się uczył.

 

Marek oczywiście znalazł usprawnienie: codziennie wieczorem buduje listę zadań na jutrzejszy dzień. Wszystko robi w odpowiednio skonfigurowanym programie do przesyłania poczty elektronicznej, bo i tak cały czas z niego korzysta.

 

Andrzej już nie przepisuje wszystkich zadań na następny dzień. Odkrył, że kalendarz jest do wpisywania tylko zadań o określonym terminie. Najpierw kupił nowy, znacznie mniejszy kalendarz, ale potem przekonał się do konfiguracji poczty elektronicznej klienta. Przekonała go możliwość synchronizacji listy zadań i kalendarza ze smartphonem.

 

Iga nadal przygotowuje raport we wtorki. Uśmiecha się, bo znalazła sposób na poradzenie sobie z problemem. Najprostszy, bo najprostsze rozwiązania są najlepsze.

 

A ty , jakiego usprawnienia potrzebujesz?

Marcin Pawłowski

Marcin Pawłowski
wróć