Wiedza

Systemy ocen pracowniczych a ich skuteczność

Niezależnie od zajmowanych w organizacji stanowisk, wszyscy pracownicy są poddawani stałej ocenie przełożonych, podwładnych, klientów bądź właścicieli. Wynik tej oceny wpływa na zakres odpowiedzialności, przebieg kariery zawodowej, wysokość wynagrodzenia. Dzieje się tak niezależnie od tego, czy w firmie funkcjonuje sformalizowany system oceny pracowników, czy też nie. Ocenianie ma też ogromne znaczenie dla organizacji , gdyż nie jest możliwe efektywne zarządzanie jakimkolwiek zespołem bez posiadania systematycznych danych o jego wartości.

 

Najpewniejszym sposobem pozyskania informacji są okresowe oceny pracownicze, stanowiące w wielu firmach ważny element zarządzania zasobami ludzkimi. Dzięki nim powstają mniej lub bardziej rozbudowane systemy ocen pracowników wszystkich szczebli. O ich skuteczności decyduje wiele elementów, o które należy zadbać (pamiętając jednak, że pośpiech jest złym doradcą).

 

Przygotowanie i wdrożenie dobrego systemu ocen jest przedsięwzięciem wieloetapowym, angażującym sporo sił i środków. Na początku należy określić cele, które chce się osiągnąć. Najczęściej zakłada się, że właściwie funkcjonujący system ocen pracowników spełnia w przedsiębiorstwie dwie ważne funkcje: ewaluacyjną i rozwojową. Na funkcję ewaluacyjną składają się takie elementy, jak ocena poziomu i jakości pracy oraz określenie stopnia przydatności na zajmowanym przez pracownika stanowisku. Wyniki takiej oceny mogą być wykorzystywane do podziału wynagrodzeń, przeprowadzania zmian w strukturze zatrudnienia (awanse, przesunięcia, degradacje czy zwolnienia). Funkcja rozwojowa wskazuje potencjał rozwojowy danego pracownika, jego wiedzę, umiejętności, chęci, postępy w rozwoju. Ocena może stanowić źródło motywacji jako informacja zwrotna o pozytywnych i negatywnych aspektach wykonywanych zadań, jest ponadto istotną informacją umożliwiającą planowanie rozwoju i kształcenia pracownika.

 

Ważnym elementem wpływającym na skuteczność wdrażania ocen pracowniczych jest kampania informacyjna wśród pracowników. Zmniejsza ich obawy i emocjonalnie przygotowuje do udziału w całym przedsięwzięciu. Ocenianie ma sens wyłącznie wtedy, jeśli oceniany orientuje się kto, jak i za co go ocenia, oraz gdy ma możliwość wypowiedzenia opinii na swój temat. Przygotowanie merytoryczne osób oceniających i ocenianych jest tu również niezmiernie istotne i pomaga uniknąć wielu niedomówień i błędów.

 

Z praktyki pamiętam dialog dwóch osób, czekających na rozmowę oceniającą:

– Podobno w związku z tymi ocenami mają być podwyżki. Wiesz coś o tym?

– Coś tam wiem… Wszystko zależy od oceny!

– A skala ocen jak wygląda?

– Podobno są cztery noty: od A do D.

– Co oznaczają te noty i za które należy się podwyżka?

A to znaczy, że jesteś geniuszem – a takich tu nie ma. B – oznacza, że jesteś dobry i jak otrzymasz taką notę, to dostaniesz podwyżkę w wysokości X%. C – że jesteś odpowiedni i tu też jest podwyżka, ale mniejsza, bo ½X%. A D to „do natychmiastowej poprawy, a jak nie, to do domu”!!!

 

Skutki procesu oceniania w opisywanej organizacji były zaplanowane inaczej. Jedynie nieliczne osoby z notą B miały dostawać podwyżkę, zaś dla osób z oceną C nie przewidywano żadnych dodatkowych wynagrodzeń. Firma nie mogła wszystkim dać podwyżek. Natomiast drobna nieścisłość w przekazywaniu zasłyszanych obietnic (która dotarła do większości ocenianych) spowodowała w konsekwencji wielkie rozczarowanie u ocenianych i zraziła ich do systemu oceniania. Wyjaśnienie nieprawdziwej informacji jest czasochłonne i kosztowne (zwłaszcza chodzi o koszty emocjonalne pracowników). W przyszłym roku w tej firmie odbędzie się kolejna ocena. Co zrobić, by pracownicy podeszli do niej z zapałem?

 

Nie jest łatwo wdrożyć system ocen. Jeszcze trudniej sprawić, żeby spełniał swoje funkcje. Najtrudniej jednak przekonać ludzi, by traktowali go nie jako nic nie wnoszący system kontroli, ale niezbędny system rozwoju, który nie sprowadza się do jednej stresującej rozmowy w roku, lecz stanowi permanentną analizę mocnych i słabych stron konkretnej osoby.

 

Kto powinien być zaangażowany w  tworzenie systemu ocen? A może zapytać o to tych, którzy sami będą w nim funkcjonować? Dział HR dysponuje wiedzą merytoryczną, wie jak powinny być zbudowane systemy ocen, natomiast informacje osób, które bezpośrednio zarządzają pracownikami i znają specyfikę ich pracy, są nieocenione. Jednym z najlepszych rozwiązań, stosowanym w wielu organizacjach, jest tworzenie warsztatowych grup ekspertów określających kluczowe zachowania wpisane w kompetencje podlegające ocenie. Warto kierować się tu zasadą, która mówi, że jeśli ludzie sami coś wymyślą i wypracują, to potem chętniej wdrażają. Dobrze jest także zadbać o spójność i klarowność działań związanych z przygotowaniem i wdrażaniem systemu – a to już rola działu HR.

 

Katarzyna Sznajder

Konsultant

 

Katarzyna Sznajder

Katarzyna Sznajder
wróć