Wiedza

Zaprezentuj się, menedżerze HR

Pustka w głowie, suchość w gardle i obezwładniający strach, paraliżujący całe ciało. Nie, to nie ostatnie chwile skazańca przed egzekucją (choć być może ta metafora niektórym jest bardzo bliska), lecz reakcja większości osób na stres związany z wystąpieniem publicznym. Każdy z nas chociaż raz w życiu musiał stanąć przed większym niż dwuosobowe audytorium, każdy też kojarzy stres związany z takim wydarzeniem. Pokonać stres to jedno, ale jak sprawić, żeby widownia autentycznie nas słuchała i wysłuchała?

 

Publiczne wystąpienia towarzyszą nam od dzieciństwa: szkolne przedstawienia, apele, potem ustne egzaminy, rozmowy rekrutacyjne, rozmowy z szefem, prezentacje sprzedażowe czy raportowe. Zmieniają się nasz wiek, osoby, miejsca i sytuacje, jednak stres związany z nimi pozostaje niezmienny. Znacie to? Z pewnością. Gdy zapytamy kogokolwiek o jedno z najbardziej stresujących wystąpień publicznych w swoim życiu, przywoła sytuację ze swojego dzieciństwa. To bowiem na tym etapie życia większość z nas nabyła różnego rodzaju fobie związane z przemowami wygłaszanymi na forum.

Tymczasem w dorosłym życiu umiejętność publicznego występowania należy do najbardziej pożądanych kompetencji. Dla świadomego menedżera HR każda prezentacja jest szansą na zaszczepienie w organizacji ciekawych idei czy przekonanie do podjęcia ważnych działań. Nieudane wstąpienie, nawet najbardziej wartościowe w warstwie merytorycznej, niweluje tę szansę czasami do zera. Wszystko jasne? Zapewne. Gdyby tylko nie ten stres!

 

Pozytywny i negatywny stres

Stres jest jak najbardziej normalną i naturalną reakcją organizmu, zaś wytwarzająca się w organizmie adrenalina w czasie sytuacji stresowej stymuluje nas do działania. Jednakże o ile stres powinien być pozytywny (tzw. eustres), krótkotrwały, mobilizujący do działania i dodający skrzydeł, to już jego przewlekły stan działa na nas wręcz odwrotnie, całkowicie nas paraliżując. Stres negatywny (tzw. dystres) jest wynikiem wielu czynników, które składają się na paraliżującą nas niemoc. Najczęściej jest to lęk i obawa przed tym, że nie poradzimy sobie i nie udźwigniemy ciężaru naszego wystąpienia. Czujemy, że jesteśmy nieprzygotowani bądź wydaje nam się, że nic nie umiemy, a stojąc przed forum ośmieszymy się, wystawimy na krytykę i drwiny.

Część z nas do wystąpienia publicznego podchodzi jak do ustnego egzaminu, po którym ktoś – czyli publika – wyda swoją ocenę. Takie podejście 
w niczym nie pomaga, a wręcz przeciwnie: potęguje tylko stres.

 

Jeżeli stres paraliżuje całe ciało i sprawia, że wszystko, o czym marzymy, to uciec jak najdalej, wykorzystajmy kilka prostych ćwiczeń, które pozwolą nam zrelaksować się i odprężyć.

Przed wystąpieniem zadbajmy o to, abyśmy czuli się dobrze sami ze sobą.

 

Pięć sposobów na oprawę stanu emocjonalnego:

  • Wyśpijmy się i zadbajmy o swój wygląd.
  • Świeże powietrze działa! Przed ważnym wystąpieniem znajdźmy chwilę na spacer na świeżym powietrzu, zrelaksujemy się odprężymy. Dotlenimy w ten sposób mózg i odzyskamy jasność myślenia.
  • Ćwiczenia fizyczne odwrócą uwagę naszego organizmu od tremy, rozluźnią mięśnie, dotlenią komórki. Jeżeli mamy taką możliwość tuż przed samym wystąpieniem, to zróbmy kilka skłonów lub nawet podskoków – od razu poczujemy się lepiej i wyjdziemy do audytorium z zupełnie innym nastawieniem.
  • Wypijmy łyk wody (kawa i herbata wysuszają gardło i powodują dyskomfort w ustach).
  • Głęboki oddech, wdech i wydech. Powtórz to ćwiczenie kilkakrotnie.

Po zastosowaniu wszystkich tych rad powinniśmy czuć się już o wiele lepiej, nasze tętno powinno się ustabilizować, a my sami uspokoić.

 

Jeśli pokonaliśmy już stres, opanowując swoje ciało, oswoiliśmy i zmusiliśmy je do służenia nam. Odzyskaliśmy wewnętrzną kontrolę. Jesteśmy na dobrej drodze do uczynienia wystąpienia najbardziej udanym w życiu. Przed nami kolejne wyzwanie: przekonanie audytorium do tego, co przygotowaliśmy.

 

Przygotowanie prezentacji – metoda 5xS

Jest wiele metod przygotowania się do wystąpienia publicznego, jednak najlepiej, aby każdy wypracował swój własny system – taki, który będzie dla niego najodpowiedniejszy i pozwoli jak najlepiej przygotować się do wystąpienia. Potraktujmy publiczne wystąpienie jako coś, co da pozytywną energię. Dajmy sobie prawo do błędów i nie wstydźmy się ich. Pamiętajmy o zachowaniu naturalności, nawet wtedy, kiedy się pomylimy czy zająkniemy. Nikt nie jest doskonały, a każdy z nas popełnia błędy, nasza publiczność też. Ważne, żebyśmy pozwolili sobie na błąd i wewnętrznie nie karcili się za jakieś przejęzyczenie bądź moment zawieszenia. Taka naturalność sprawi, że audytorium może nawet pomyłki nie zauważyć.

Jedną z prostych i skutecznych metod pozwalających przygotować się do publicznego wystąpienia jest metoda 5xS, która swą nazwę wzięła od następujących określeń:

  • stres – stres pozytywny,
  • standing – postawa,
  • support – wsparcie, pomoce,
  • slides – slajdy, prezentacja,
  • suspens – suspens, zawieszenie.

 

S jak stres (stres pozytywny)

Pozytywny stres mobilizuje organizm, dopinguje i zmusza do działania. Zadbajmy o to, aby nam towarzyszył, bo to on będzie motorem nas napędzającym.

 

S jak standing (postawa)

Postawa, mowa ciała to tak naprawdę sedno naszego wystąpienia. Komunikacja niewerbalna to więcej niż połowa naszego przekazu. Gesty mają ogromne znaczenie – niech zatem będą naturalne, a nie wystudiowane, sztuczne i niepasujące do nas. Nie stosujmy na siłę legendarnej „piramidki”, skoro nie czujemy się w tym geście dobrze. Kontrolujmy postawę, ale jednocześnie uwolnijmy swoje gesty w obrębie klatki piersiowej. Wyprostujmy się, wtedy automatycznie nasza sylwetka wysmukli się, a my sami wydamy się być wyżsi i, co najważniejsze, bardziej pewni siebie. Ten prosty i szybki trik bardzo wzmocni nas wewnętrznie.

Mówmy wyraźnie, z intonacją, płynnie. Gdy mówimy płynnie i dość szybko, wtedy ludzie odbierają nas jako bardziej kompetentnych. Wynika to z tego, że umysł odbiorcy nie jest w stanie przetworzyć wszystkich docierających do niego informacji i zwyczajnie nie nadąża za takim mówcą. Dlatego wydaje nam się on być bardziej profesjonalny.

Bądźmy pewni tego, co mówimy i przygotujmy się do wystąpienia. Przećwiczmy przed lustrem kilka razy prezentację, nagrajmy się na kamerę i poobserwujmy siebie. Oczywiście dla wielu oglądanie i ocenianie siebie może być trudne, ale skupmy się na tym, co możemy w wystąpieniu uwypuklić, a nad jakimi elementami musimy jeszcze popracować. Wystąpmy przed kimś bliskim. Pozwoli to oswoić się z sytuacją, a na dodatek dostaniemy obiektywny feedback na temat naszej postawy.

Ważna jest również energia i charyzma mówcy. Jeżeli sami nie wierzymy w to, o czym i co mówimy, nie uwierzy nam również publika. Najwięksi przywódcy i światowi liderzy potrafili przekonać do siebie miliony, bowiem tak mocno wierzyli w siłę swoich słów, że potrafili przekonać do swoich idei również innych.

Jeżeli chcemy, aby nasze wystąpienie był udane, musimy dołożyć wszelkich starań i przygotować się do niego tak, jakby było najważniejszym w naszym życiu. Nie możemy tu stosować półśrodków i działać na pół gwizdka.

 

S jak support i slides (pomoce i slajdy)

Korzystajmy z pomocy, ale nie nadużywajmy ich. Nie czyńmy z nich głównych aktorów przedstawienia. Ograniczmy je do niezbędnego minimum.

Najczęstszym narzędziem wykorzystywanym przy prezentacjach jest PowerPoint. Bardzo często jednak jest on tym, co już na wstępie skazuje nas na niepowodzenie. Tworząc prezentację bardzo łatwo ją bowiem zepsuć. Zamiast skupiać uwagę – rozprasza i negatywnie kradnie nam show. Jeżeli już jednak zdecydujemy się na opracowanie slajdów, to pamiętajmy o kilku podstawowych zasadach. Slajdy muszą być przejrzyste, czytelne, najlepiej, żeby były na jasnym tle. Czcionka niech będzie kontrastowa, ale unikajmy jaskrawych kolorów męczących wzrok. Merytoryka prezentacji powinna zawierać się w stwierdzeniu: „minimum słów – maksimum treści”. Ludzie są wzrokowcami, więc warto wykorzystać ciekawe zdjęcia lub grafiki, one mówią same za siebie. Prezentacja powinna być źródłem komunikacji dwustronnej i stanowić uzupełnienie wypowiedzi, ale nie być jej treścią. Nie twórzmy także zbyt dużej liczby slajdów, bo zwyczajnie zanudzimy nimi odbiorców. Nigdy nie czytajmy też tego, co jest na slajdach. Ludzie nie są w stanie jednocześnie słuchać i czytać, więc jeśli wyświetlisz im tekst, to odciągniesz uwagę od tego, co mówisz – a twoje wystąpienie znacznie straci na swojej atrakcyjności. Slajdy mają być pewnym wzbogaceniem, przysłowiową wisienką na torcie, ciekawostką, która skupi uwagę widzów na tym, co mówimy i pozwoli im lepiej zapamiętać treść przekazu.

Pamiętam prezentację, która opierała się na zaledwie dwóch slajdach, pierwszym wprowadzającym i drugim… czarnym. Był to absolutny strzał w dziesiątkę, widownia kompletnie się tego nie spodziewała, było to coś innego, nietypowego. Występujący do końca swojej prezentacji miał na sobie skupioną uwagę publiki – i był to jego absolutny sukces.

Paradoksalnie często nasze pomoce mogą stać się gwoździem do trumny wystąpienia. Dlatego bierzmy pod uwagę tzw. złośliwość rzeczy martwych i sprawdźmy przed wystąpieniem sprzęt, który będziemy chcieli wykorzystać przy prezentacji. I bądźmy gotowi na każdą ewentualność. Byłem świadkiem jak niejednokrotnie bardzo dobra prezentacja poległa, bowiem zawiódł rzutnik lub zabrakło prądu. Szczegół, drobnostka, ale bardzo istotna. Dlatego zawsze miejmy plan B – flipchart i mazaki w zasięgu ręki. Ludzie lubią brać udział w procesie tworzenia, dlatego notujmy i zapisujmy.

Nie bójmy się wchodzić w interakcje z widzami, odpowiadać na pytania zgłaszane przez widownię. Zaangażujmy audytorium w prezentację. Bądźmy bliżej ludzi. Zejdźmy z piedestału nieomylnego mówcy-profesora, a z pewnością odniesiemy zamierzony efekt.

 

S jak suspens

Budujmy wystąpienie w ciekawy i barwny sposób. Przydatna będzie tu zasada „odwróconej piramidy”. Złapmy na początku zainteresowanie publiczności prezentacją, a następnie pokierujmy tę skupioną na nas uwagę, w ten sposób, aby widz sam chciał dowiedzieć się więcej i więcej. Spraw, żeby twoje audytorium po wystąpieniu miało poczucie, że czas, który ci poświęciło, był tego wart, a w trakcie prezentacji nikt ze znudzeniem nie spoglądał na zegarek.

Tworzenie prezentacji i wystąpienie to nic innego, jak specyficzna forma sprzedaży. Widz jest klientem, a twoim zadaniem jest przekonanie go, że to, o czym mówisz, jest właśnie tym, czego oczekuje 
i potrzebuje. Dlatego daj mu to. Poznaj swoje audytorium, oczywiście nie każdego z osobna, bo z pewnością nie będzie to możliwe, ale dowiedz się, kim są te osoby, czym się zajmują i co przywiodło ich na twoje wystąpienie. Poznasz ich i wewnętrznie „oswoisz”. Być może znajdziesz klucz, dzięki któremu łatwiej będzie ci do nich trafić lub przełamać pierwsze lody i nawiązać kontakt.

Jeżeli już udało nam się złapać uwagę widza, zatrzymajmy ją. W tym celu możemy posługiwać się wieloma chwytami retorycznymi i psychologicznymi. Nie bądźmy jednostajni, przeplatajmy nasze wystąpienie anegdotami, prowadźmy zainteresowanie publiczności wyznaczonymi przez nas ścieżkami. Opowiadając historyjkę przerywajmy ją, powracając do zakończenia po czasie – to są tzw. pętle, które można tworzyć wielopoziomowo, zaczynając od jednej, przechodząc do następnej i następnej. Posługujmy się metaforą, umysł człowieka bardzo lubi porównania, a dzięki nim łatwiej zapamiętać i przyswoić pewne fakty. Ludzie z natury są ciekawscy, lubią słuchać opowiadań i historii. Posłużmy się wykorzystywaną z powodzeniem w literaturze kryminalnej techniką suspensu. Polega ona na celowym zawieszeniu biegu akcji, w celu zbudowaniu w widzu napięcia, albo jego zaskoczenia niespodziewanym zwrotem akcji. Zabieg ten zwielokrotnia efekt dramaturgii i wywołuje duży efekt emocjonalny. A ludzki umysł o wiele lepiej pamięta fakty i zdarzenia, z którymi wiązały się jakieś konkretne emocje.

 

Oczywiście, praktyka czyni mistrza: im więcej publicznych wystąpień, przemówień odbędziemy, tym z każdym następnym razem będziemy czuć się w nich coraz pewniej i swobodniej. Tak więc do dzieła! Uwierz w swoje możliwości, że stworzysz najlepsze wystąpienie w życiu!

Artykuł ukazał się w miesięczniku „Personel Plus”, nr 5(54)/2012, s.88-91.

Tomasz Antosiak

Tomasz Antosiak
wróć