Zapewne i tobie zdarzyło się, że umówiłeś się na dwa spotkania w tym samym terminie tylko dlatego, że nie miałeś jak sprawdzić, co na ten dzień zaplanowałeś. Albo ktoś poprosił cię o wysłanie ostatniej wersji prezentacji, a ty właśnie byłeś na urodzinach cioci, na które twój laptop nie był zaproszony. Kto z nas nie szukał ukrytej kartki z ważną informacją lub nie przeszukiwał historii wyszukiwarki, by znaleźć fascynujący artykuł, który trzy dni temu czytał (dobrze, że były to tylko trzy dni).

Bombarduje nas wiele informacji, wiele z nich gromadzimy. Zdarza się, że mamy problem z odnalezieniem tego, co w danym momencie jest nam potrzebne. I tu pomocne mogą być wirtualne pomocniki – aplikacje, które wykonają część pracy za nas, ułatwią życie, będą za nas pamiętać i mobilizować do działania. Choć – z ubolewaniem zauważam – niestety nie wymyślono aplikacji, które wykonają za nas nużące obowiązki bądź nielubiane czynności (tu raczej polecana jest taktyka „znajdź osobę, która to lubi i deleguj jej to”).

Gdzie szukać przydatnych aplikacji? Oczywiście najprościej w sklepie z aplikacjami, np. App Store lub Google Play. Wystarczy wybrać kategorię „produktywność”, a wtedy naszym oczom ukazuje się szereg możliwości i… Tak, przyznam, że ten widok może zniechęcić, bo co wybrać, skoro jest aż tyle propozycji? Warto popytać znajomych, z czego korzystają, poszukać podpowiedzi w internecie (np. na blogach poświęconych efektywności osobistej), ściągnąć kilka aplikacji i je przetestować. Często o nowych, przydatnych aplikacjach (czy też ich funkcjonalnościach) dowiaduję się podczas szkoleń, kiedy uczestnicy dzielą się doświadczeniem i własnymi patentami na poskromienie rzeczywistości. Od czasu do czasu warto aktualizować wiedzę o aplikacjach, bo ich rynek jest rozwojowy i co chwila pojawia się coś ciekawego i przydatnego.

Przy wyborze aplikację kieruję się kilkoma elementami.

Przede wszystkim tym, na jakich urządzeniach będę chciała mieć informacje, którego urządzenia w danej sprawie będę używać. Często chcę, żeby z danej aplikacji można było korzystać na smartfonie i komputerze, bo czasem łatwiej jest mi wpisać coś na komputerze, a czasem jedynym narzędziem, które mam przy sobie, jest smartfon. Nie ma dla mnie nic trudniejszego (i ogłupiającego) niż przepisywanie z jednego urządzenia na drugie albo konieczność odpalenia drugiego urządzenia tylko dlatego, że tylko na nim mam zapisaną ważną informację. Dane między urządzeniami muszą się synchronizować same, bez mojej pracy, bez mojego czasu.

Jeśli z aplikacji ma korzystać kilka osób (np. zespół projektowy), to wybieram narzędzie, które pozwala podłączyć urządzenia kilku osób i pracować na różnych systemach operacyjnych (biorę pod uwagę, że moi współpracownicy posługują się różnymi narzędziami).

No i wybieram taką aplikację, która jest miła dla oka.

W tym artykule opiszę aplikacje, które pomagają notować. Zapewne jest ich więcej. Wybrałam te, które znam, są łatwo dostępne i mają wersję darmową.

Google Keep
To chyba najprostsza aplikacja do notowania, jaką znam. Pozwala na sporządzanie zwykłych notatek, list, przechowywanie zdjęć czy dźwięków, a nawet linków do stron internetowych. Ma możliwości: kolorowania poszczególnych list, tworzenia przypomnień, przypięcia notatki u góry strony i własnego układu kart. Możemy z niej korzystać na smartfonie lub komputerze. Używam Google Keep, kiedy chcę coś szybko zanotować, coś co za chwilę będę mogła wyrzucić, informacja jest tylko dla mnie i nie łączy się z innymi sprawami. Mam tu również różnego rodzaju listy, np. pomysłów na artykuł, inspiracji „kiedyś, być może”. Przechowuję w niej zdjęcia okładek książek, które chcę przeczytać, polecić, czy o których chcę pamiętać (bo czasem łatwiej sfotografować niż wpisywać tytuł i autora), godziny otwarcia zakładów usługowych (np. myjni samochodowej). A odkąd dodałam rozszerzenie do mojej wyszukiwarki, to często w Google Keep pojawiają się linki do artykułów, które chcę przeczytać (przy przeglądaniu artykułu w internecie wystarczy wysłać go do aplikacji) i nie trzeba potem przeszukiwać całej historii w wyszukiwarce. Co ciekawsze, wysłać link można i z komputera, i ze smartfona.

Pocket
Jeśli dużo korzystasz z internetu i zakładki oferowane przez przeglądarkę tobie nie wystarczają, Pocket będzie w sam raz dla ciebie. Kiedy znajdziesz coś, co chcesz wyświetlić później (np. ciekawy artykuł, film z YouTube, interesujący obraz), wystarczy przenieść link do aplikacji Pocket. Informacje możesz porządkować i tagować, by ułatwić sobie późniejsze znajdowanie.

Evernote
Jest pomocna do przechowywania różnorodnych notatek: pisanych, zdjęć, dźwięków, artykułów z internetu, linków, skanów, list itp. Notatki można gromadzić w tematycznych notatnikach, co ułatwia znajdowanie właściwej. Ułatwieniem w szukaniu jest również możliwość tagowania notatek i znajdowania odpowiednich informacji po wprowadzeniu kluczowego słowa. Mnie Evernote urzekł prostotą wyglądu i korzystania (dla mnie jest intuicyjny) i cudownym sposobem przenoszenia wyszperanych w internecie informacji (Evernote pozwala zapisać cały artykuł, uproszczony artykuł, całą stronę, zakładkę bądź zrzut ekranu). Ogromną korzyścią jest dla mnie, że mając jedynie telefon, mogę wprowadzać nowe notatki i je synchronizować.

OneNote
To aplikacja z rodziny Microsoft Corporation, często oferowana w ramach pakietu Office. Pozwala na przechowywanie i porządkowanie informacji. Notatki mogą być zwykłym zapisem, zdjęciem, listą, wycinkiem strony internetowej. Na urządzeniach z dotykowym ekranem możemy robić szkice i odręczne notatki – OneNote zachowa je bez problemu. Notatki w OneNote przechowujemy podobnie jak Evernote w notesach – każdy z nich może dotyczyć innego tematu, projektu albo zagadnienia. W notesach można utworzyć wiele sekcji – kart, na których będziemy gromadzić informacje. Każda sekcja (karta) to jakby biała tablica, na której możesz umieścić interesujące cię treści.