Dlaczego praca z użyciem Microsoft Teams może być trudna?

Dlaczego praca z użyciem Microsoft Teams może być trudna?

Mierzymy się ze znaczącym deficytem wiedzy i umiejętności dotyczących obsługi oprogramowania oraz komunikowania się i pracy w zespole rozproszonym przy wykorzystaniu internetu. Brak wiedzy to naturalne zjawisko.

Podobnie było 25 lat temu, kiedy startowały w Polsce sieci komórkowe. Problemy dotyczyły wiedzy, na przykład czy wiadomość na poczcie oznacza konieczność wizyty w placówce pocztowej. Albo na jaką odległość można zadzwonić z telefonu komórkowego. Pojawiły się też nowe oczekiwania związane z kontaktem i komunikacją (np. Dlaczego nie masz jeszcze telefonu komórkowego?).

Dzisiaj mamy wiedzę nieporównywalnie większą, np. nawet 80-latkowie robią i przesyłają zdjęcia na komunikatorach internetowych. Napotykamy jednak problemy dotyczące pracy przy użyciu nowoczesnych narzędzi komunikacji internetowej. Przykładem może być popularny Microsoft Teams: podczas spotkania komuś uczestnik wyłączył prezentację, ktoś usunął wszystkie pliki – dorobek pracy zespołu, ktoś nie odpowiada na wiadomości w czacie spotkania, ktoś wolałby otrzymywać aktualizację pliku mailowo zamiast sprawdzać na wspólnej przestrzeni dyskowej.

Też tak macie? Nie? To będziecie mieli.

Od kiedy pandemia zaczęła zmieniać nasze otoczenie zawodowe, wiedza dotycząca komunikacji asynchronicznej (w modelu asynchronicznym wiadomość może zostać wysłana w dowolnym momencie – niezależnie od tego, czy odbiorca jest gotowy, czy nie. Odbiorca może odpowiedzieć, kiedy zechce lub będzie mógł. Komunikacja synchroniczna jest całkowicie zależna od czasu – wymaga, aby wszystkie strony były dostępne jednocześnie, czyli wymaga absolutnej synchronizacji czasowej uczestników), webinariów, spotkań online czy pracy w chmurze będzie miała coraz większe znaczenie dla osiągania rezultatów. Duże przedsiębiorstwa wprowadzają obowiązkową pracę zdalną poza biurem. W skali firmy to szansa na olbrzymie oszczędności kosztów. Problem świadomego używania narzędzi komunikacji i do współpracy w chmurze będzie coraz bardziej palący.

Użytkownicy muszą wiedzieć, jak posługiwać się mikrofonem i kamerą swojego urządzenia (telefonu, laptopa, komputera), aby brać udział w spotkaniach. Organizatorzy potrzebują umieć zaprosić uczestników i płynnie obsłużyć spotkanie, omijając problemy techniczne.

Jeszcze więcej wiedzy i umiejętności będą potrzebować członkowie zespołów rozproszonych. Jak poradzić sobie z komunikacją w kilku lub kilkunastu zdalnych zespołach? Jak efektywnie pracować na wspólnych materiałach? Gdzie odnaleźć odpowiedzi i komentarze zespołu? Jak zamieścić własne pytania, aby dotarły do współpracowników? Do tego dochodzą inne elementy zarządzania pracą zespołów: planowanie działań, asynchroniczna praca kreatywna, wspólne śledzenie rezultatów działania. A jeszcze do tego trzeba zarządzać swoimi kontami dostępowymi (czasem wieloma…).

Wspomniane trudności można sprowadzić do dwóch obszarów: jeden z nich to obsługa platformy do komunikowania się (np. Microsoft Teams), a drugi to zmiana zachowań i nawyków. W przyszłości nie dostaniesz wszystkiego na adres mail, więc jeśli potrzebujesz informacji, to musisz ją sobie sprawnie wyszukać. Pracę zespołów trzeba umiejętnie kontrolować i jednocześnie uzupełniać deficyty wiedzy.

We wszystkich tych problemach możemy pomóc, pokazując przykłady konkretnych zastosowań narzędzi do zdalnej komunikacji. Dzięki temu efektywnie poprowadzisz własne warsztaty, spotkanie zespołu oraz będziesz skutecznie zarządzał pracą zespołu rozproszonego.

Zapraszamy Państwa do kontaktu w sprawie szkoleń dotyczących wykorzystania platformy Microsoft Teams do komunikacji zdalnej.