Tik, tak, tik, tak … Czas nieubłaganie biegnie. Nie da się zmagazynować, wziąć na kredyt, pożyczyć, zakupić… Można nim tylko lepiej zarządzać, a tak naprawdę – zarządzać lepiej samym sobą.

Pytam niekiedy uczestników szkoleń, czym się kierują wybierając te, a nie inne zadania do realizacji w sytuacji, gdy czasu mają niewiele. Zwykle padają dwie odpowiedzi: „Wybieram to, co jest pilne” lub „Wybieram to, co jest ważne”. Do podobnych wniosków doszedł prezydent Stanów Zjednoczonych, generał Dwight D. Eisenhower, sławny nie tylko ze swej mądrości, ale również ze świetnego zarządzania własnym czasem.

Każdy z nas zapewne zna narzędzie wymyślone przez generała zwane macierzą Eisenhowera (inne nazwy: macierz priorytetów, pole, siatka, system, kwadrat, schemat Eisenhowera). Tak, znamy. Ale czy prawidłowo stosujemy?

– „Kiedy zadanie jest pilne?”

– „Wtedy, kiedy czas wykonania już minął” – to jedna z najczęstszych odpowiedzi, którą słyszę.

Pilność kojarzymy z „gaszeniem pożarów” i sytuacją, gdy już rozlega się dzwonek, że nie wykonaliśmy zadania na czas. Jednak zadanie jest przecież pilne trochę wcześniej – pilne, to znaczy takie, że już musimy się zabrać za jego wykonanie, by ukończyć je na czas.

Przykład:

Mam przygotować prezentację na wtorek, na godzinę 12. Wiem, że ta praca zajmie mi 2 godziny. A zatem przygotowanie prezentacji staje się pilne we wtorek o 10, a nawet o 9:30, zważywszy na możliwość wystąpienia zakłóceń lub sytuacji nieprzewidzianych.

– „Kiedy zadanie jest ważne?”

– „To zależy, kto je zlecił”, „Zależy, dla kogo je robię: dla klienta zewnętrznego czy wewnętrznego”.

Czy faktycznie każde zadanie zlecone przez naszego przełożonego jest najważniejsze? Czy klient zewnętrzny jest zawsze ważniejszy od wewnętrznego? I tu dochodzimy do sedna. Zastanawiając się nad ważnością zadania powinniśmy kierować się wpływem tego zadania na wynik firmy – na ile to zadanie jest ważne dla firmy? Jakie będą konsekwencje dla organizacji z niewykonania tego zadania? I dopiero wynik tej analizy określi, czym się powinniśmy zająć. Może więc niekoniecznie zadaniem zleconym przez bezpośredniego przełożonego, lecz zadaniem, które ma kluczowy wpływ na wyniki firmy.

Przykład:

Czasami udział w spotkaniu poświęconym planowaniu pracy na przyszły kwartał może być ważniejszy niż dokończenie raportu dla klienta. Skutki złego zaplanowania pracy są zwykle większe niż skutki niezadowolenia naszego klienta. Oczywiście pod warunkiem, że nie jest to nasz kluczowy klient, a nasze opóźnienie będzie miało miejsce po raz pierwszy.

Eisenhower zaproponował, by zadania umieszczać w kwadracie:

Pilne, nieważne	Ważne, pilne
Nie pilne i nieważne	Ważne, nie pilne

Gdy już przyporządkujemy zadnia do poszczególnych ćwiartek, warto zastanowić się, w jakiej kolejności należy je wykonywać.

Nikt nie ma wątpliwości, że jako pierwsze wykonujemy zadania ważne i pilne (tak zwane zadania pierwszej ćwiartki).

A jako drugie? I tu zwykle opinie są podzielone. Jedni optują za tym, by jako drugie wykonać zadania pilne, ale mniej ważne (bo przecież terminy gonią), inni uznają, że trzeba najpierw wykonać zadania ważne, ale mniej pilne (bo zyski z ich wykonania są  wysokie). I tylko jedni mają rację!

Jako drugie powinniśmy wykonywać zadania ważne i mniej pilne (tzw. zadania drugiej ćwiartki). To czas na planowanie, rekreację, szukanie nowych możliwości, „zapobieganie pożarom” – bo zauważ, wykonane zadanie z drugiej ćwiartki nie przesunie się wtedy do ćwiartki pierwszej (ważne i pilne). Bez presji czasowej, psychicznego postawienia pod ścianą będziemy mieć komfort wykonując to zadanie, gdy jeszcze nie jest pilne (sprzyja to kreatywności i zmniejsza możliwość pomyłek).

A co z zdaniami ćwiartki trzeciej (pilne, ale mniej ważne)? Najlepiej zlecić je komuś, ale jeśli nie mamy takiej możliwości, wykonujemy je w trzeciej kolejności.

Zadania nie pilne, nieważne są tak zwanym kosze menedżera. Nie warto się nimi zajmować. Jeśli czas cię goni, po prostu powiedz: „Nie!”.

Często marnujemy czas na sprawy drugorzędne, przez co nie starcza go na zadania najważniejsze. Klucz do sprawnego gospodarowania czasem leży w nadawaniu jednoznacznych priorytetów zaplanowanym pracom.

A na zakończenie zamieszczam zasłyszaną i wyszperaną w Internecie opowieść:

Pewnego dnia stary profesor został zaangażowany, aby przeprowadzić kurs dla szefów wielkich koncernów amerykańskich na temat skutecznego planowania czasu. Miał jednak do dyspozycji tylko jedną godzinę, by przedstawić całe zagadnienie. Stojąc przed tą elitarną grupą, gotową zanotować wszystko, czego będzie nauczał ekspert, profesor popatrzył powoli na każdego z osobna, a następnie powiedział: „Przeprowadzimy doświadczenie”.

Spod biurka oddzielającego go od menedżerów wyjął wielki dzban, który postawił przed sobą. Następnie wyjął około dwunastu kamieni wielkości piłki do tenisa i włożył je kolejno do dzbana. Gdy dzban był wypełniony po brzegi i niemożliwym było dorzucenie jeszcze jednego kamienia, podniósł wzrok na słuchaczy pytając: „Czy dzban jest pełen?”. Wszyscy odpowiedzieli: „Tak”. Poczekał kilka sekund i dodał: „Na pewno?”.

Następnie pochylił się znowu i wyjął spod biurka naczynie wypełnione żwirem. Wsypał żwir na kamienie, po czym potrząsnął lekko dzbanem. Żwir zajął miejsce między kamieniami aż do dna dzbana. Profesor znów podniósł wzrok na audytorium i zapytał: „Czy dzban jest pełen?”. Tym razem uczestnicy zaczęli rozumieć.

Jeden z nich odpowiedział: „Prawdopodobnie nie…”. „Dobrze” – odpowiedział profesor.

Pochylił się jeszcze raz i wyjął spod biurka naczynie z piaskiem. Z uwagą wsypał piasek do dzbana. Piasek zajął wolną przestrzeń między kamieniami i żwirem. Jeszcze raz zapytał: „Czy dzban jest pełen?”. Tym razem bez zająknienia wszyscy menedżerowie odpowiedzieli chórem: „Nie!”. „Dobrze” – odpowiedział profesor.

I tak, jak się spodziewali, wziął stojącą na biurku butelkę z wodą i wypełnił płynem dzban aż po brzegi. Profesor podniósł wzrok na grupę i zadał pytanie: „Jaką wielką prawdę ukazuje nam to doświadczenie?”. Jedna osoba – biorąc pod uwagę temat kursu – odpowiedziała: „To pokazuje, że nawet, kiedy nasz kalendarz jest całkiem zapełniony, jeśli naprawdę chcemy, możemy dorzucić więcej spotkań, więcej rzeczy do zrobienia”. „Nie” – odpowiedział stary profesor – „To nie o to chodziło. Wielka prawda, która przedstawia to doświadczenie jest następująca: jeśli nie włożymy kamieni jako pierwszych do dzbana, później nie będzie to możliwe”.

Zapanowało głębokie milczenie, każdy uświadomił sobie oczywistość tego stwierdzenia. Profesor zapytał: „Co stanowi kamienie w waszym życiu? Wasze zdrowie, rodzina, przyjaciele, realizowanie marzeń, robienie tego, co jest waszą pasją, uczenie się, odpoczywanie? A może coś innego?… Należy zapamiętać, że najważniejsze to włożyć swoje KAMIENIE jako pierwsze, w przeciwnym wypadku ryzykujemy przegranie… własnego życia. Jeśli damy pierwszeństwo drobiazgom (żwir, piasek), wypełnimy życie drobiazgami i nie będziemy mieć wystarczająco dużo cennego czasu, by poświęcić go na ważne elementy. Zatem nie zapomnijcie zadać sobie pytania: Co stanowi kamienie w moim życiu? A następnie włóżcie je na początku do waszego dzbana (życia)”.

Profesor przyjacielskim gestem dłoni pozdrowił audytorium i powoli opuścił salę…