Rozpoczynamy nowy projekt szkoleniowy dla jednego z naszych kluczowych klientów. To bardzo dobra wiadomość, tym bardziej, że oprócz realizacji szkoleń klient powierza nam logistykę całego przedsięwzięcia. Siedemset osób przeszkolonych w trzy miesiące – to nasz cel. Organizacja projektu szkoleniowego w takiej skali i tak krótkim czasie wymaga naprawdę dobrej koordynacji wielu działań. Jeśli dodam, że do naszych obowiązków należy rekrutacja uczestników, a zajęcia mają być realizowane w formule wyjazdowej – logistyka projektu może wymagać niekiedy ekwilibrystycznych umiejętności.

Ale zacznijmy od początku…

GRUDZIEŃ

Trwają intensywne przygotowania merytoryczne. Program i materiały dostosowane do potrzeb Klienta opracowuje zespół trenerski. Równolegle ruszają działania logistyczne. W połowie grudnia otrzymujemy listę uczestników – 700 osób w dwóch grupach docelowych. Osoby pracują w różnych działach, większość w systemie zmianowym. Musimy zrekrutować poszczególne grupy szkoleniowe tak, aby z poszczególnych jednostek organizacyjnych nie „wyciągać” jednocześnie zbyt wielu osób. To mogłoby spowodować dezorganizację pracy. Mamy niewiele czasu, ponieważ szkolenia mają ruszyć w pierwszym tygodniu stycznia.

Układamy harmonogram – projekt jest bardzo intensywny, niekiedy równolegle muszą być realizowane trzy lub cztery grupy. Szukamy odpowiedniego ośrodka szkoleniowego – takiego, który zapewni niezbędną bazę konferencyjną oraz spełni wymogi Klienta (zarówno od strony lokalizacji, jak i budżetu). Dopinamy uzgodnienia z hotelem: agendę zajęć, menu, wyposażenie sal…

Systematycznie rekrutujemy kolejne grupy. Telefony dzwonią od 6 rano do 23 ze względu na zmianową pracę uczestników. Harmonogram został zaakceptowany przez klienta, trenerzy czekają w gotowości. W Sylwestra zamykamy składy grup styczniowych!

STYCZEŃ

Każdemu z uczestników wysyłamy zaproszenie na zajęcia wraz z mapką dojazdową, potwierdzamy także potrzeby dotyczące zakwaterowania w ośrodku. Tuż przed zajęciami przypominamy jeszcze raz o szkoleniu – to istotne, bo Klientowi zależy na wysokiej frekwencji na zajęciach.

Trwa wydruk materiałów szkoleniowych – według standardu wizualnego wcześniej uzgodnionego i zaakceptowanego przez Dział Marketingu Klienta.

Ruszają pierwsze grupy szkoleniowe. To sprawdzian, czy odpowiednio wszystko zaplanowaliśmy… W styczniu mamy 100% obecności!

LUTY I MARZEC

Systematycznie rekrutujemy uczestników na kolejne szkolenia. Równolegle rozliczamy to, co już się wydarzyło: zarówno od strony ewaluacji szkoleń, jak i od strony rozliczeń finansowych. To całkiem spora buchalteria.

Przez skrzynkę e-mailową przepływają codziennie dziesiątki wiadomości. Wszystkie muszą być odczytane na bieżąco – być może ktoś chce zmienić grupę, albo zrezygnować z noclegu. A może dopiero się na niego zdecydował…

Dzięki intensywnej wymianie informacji i współpracy wielu osób proces obsługi organizacyjnej projektu przebiega bezawaryjnie.

KWIECIEŃ

Wysyłamy klientowi ostatni raport ewaluacyjny! W ciągu trzech miesięcy zrealizowaliśmy zajęcia dla 60 grup szkoleniowych, zaś frekwencja wyniosła ponad 96%. To ogromna satysfakcja dla zespołu, który zajmował się logistyką projektu. Najważniejsze jest jednak zadowolenie klienta!

Na sukces szkolenia składa się przecież wiele elementów – zarówno od strony merytorycznej, jak i organizacyjnej. Kontekst HR International Group zajmie się jednym i drugim.

Kwestie programowe zostawiam naszemu sprawdzonemu zespołowi trenerskiemu – gwarantuje on jakość zajęć. Ale w Kontekst HR są także ludzie, których pasją jest koordynacja organizacji szkoleń.

Na życzenie klienta zajmiemy się logistyką całego przedsięwzięcia – tak, jak w opisywanym wyżej projekcie. Znajdziemy odpowiednią lokalizację szkolenia, przejmiemy uzgodnienia z hotelem, zapewnimy transport i opiekuna grupy. Zorganizujemy ciekawe zajęcia w czasie wolnym uczestników. Zaplanujemy agendę pobytu, wyślemy zaproszenia. Nie zapomnimy o dodatkowym ubezpieczeniu uczestników. Nasz klient nie musi się martwić o kwestie logistyczne i może spokojnie zająć się realizacją innych zadań, których nie można delegować na zewnątrz.

Spokojnie, o prowiancie na drogę też pamiętaliśmy…