Raz, dwa, zamiana miejsc!

Zielony dzień. Zielony dzień? Być może niektórzy z nas pamiętają „zieloną noc” – taki szczególny moment w kolonijnym życiu, tuż przed powrotem do domu – noc, w której można było robić różne psikusy. Ale o co chodzi z „zielonym dniem”? To również zwyczaj z kolonijnego życia. „Zielony dzień” (zwykle dwa, trzy dni przed wyjazdem) polegał na tym, że kadra stawała się uczestnikami, a wybrani uczestnicy zostawali kadrą – opiekunami i wychowawcami.

Co ma wspólnego „zielony dzień” z job rotation – rotacją stanowisk? Kiedy po raz pierwszy zetknęłam się z job rotation, przypomniał mi się właśnie ten kolonijny dzień zamiany „stanowisk” – wychowawcy stali się uczestnikami, naszą wychowawczynią Zosia z najstarszej grupy, a kierownikiem placówki – Karolina, która dotychczas była przewodniczącą grupy szóstej. Śmiechu, radości i zabawnych pomyłek było co niemiara. No tak, ale czy o to chodzi w rotacji stanowisk, z którą możemy mieć do czynienia w naszych organizacjach? Zdecydowanie nie! I o tym, co zrobić, by zamiana stanowisk w organizacji nie stała się pustym śmiechem, jedynie radością i zabawą, warto przeczytać poniżej.

Czym jest job rotation?

Rotacja stanowisk (ang. job rotation) – metoda rozwoju kwalifikacji pracownika polegająca na czasowym oddelegowaniu do wykonywania zadań zgodnych z jego kwalifikacjami lub wymagających nowych umiejętności. Celem takiej delegacji jest zgromadzenie nowych doświadczeń poszerzających kwalifikacje.(1)

Czyli rotacja stanowisk to planowe przesuwanie wybranych pracowników z jednego stanowiska pracy na inne, to świadome powierzanie nowych zadań, obowiązków, odpowiedzialności po to, by poszerzyć kwalifikacje, by nauczyć się nowych umiejętności. Nie chodzi więc o zastępowanie kogoś podczas nieobecności, kiedy wykonując czynności na tym stanowisku, niczego się nie uczymy.

Co warto podkreślić, rotacja może przebiegać w każdym kierunku. Możemy w określonym czasie wykonywać obowiązki naszego przełożonego („rotacja w górę”) i kogoś, kto w strukturze jest niżej („rotacja w dół”). W niektórych organizacjach wręcz obowiązkowy jest staż na stanowisku produkcyjnym, bez względu jakie stanowisko ktoś obejmuje – czy będzie pracował w zespole planowania produkcji, czy zajmował się rozliczaniem kosztów.

Możemy również oddelegować pracowników na stanowiska równolegle, np. w innej lokalizacji lub w innym dziale. Rotacja może być wewnętrzna, kiedy pozyskujemy pracowników z organizacji, i zewnętrzna, kiedy zatrudniamy na zastępstwo osoby bezrobotne, a w tym czasie szkolimy pracowników zatrudnionych na stałe.

Warunkiem dobrze prowadzonej rotacji jest zaplanowanie celu objęcia nowych obowiązków (Czego chcę się nauczyć? Czego chcę się dowiedzieć?), zaś na zakończenie zastępstwa – sprawdzenie stopnia osiągnięcia celu oraz wniosków dla siebie i dla organizacji wyciągniętych przez osobę, która była oddelegowana na inne stanowisko.

Jakie korzyści można odnieść ze stosowania rotacji stanowisk?

Korzyści z rotacji stanowisk może odnieść każda ze stron: pracownik, jego przełożony i organizacja.

Pracownik wykonując nowe zadania, uczy się, poszerza swoje umiejętności; tym samym staje się pracownikiem bardziej uniwersalnym, bardziej przydatnym dla organizacji. Rotacja wpływa na motywację pracownika – widzi on, że przełożony mu ufa, wierzy, że jest w stanie wykonać nowe obowiązki. Dla wielu pracowników samo uczenie się nowych rzeczy, poznawanie nowych maszyn czy systemów jest motywujące. Objęcie nowych zadań przeciwdziała znużeniu i wypaleniu zawodowemu. W wielu firmach produkcyjnych w ciągu jednej zmiany pracownicy kilka razy zmieniają miejsce pracy. Po każdej zmianie są bardziej uważni i w konsekwencji popełniają mniej błędów. Zajęcie na moment innego stanowiska jest dla pracownika również informacją, czy podoła nowym obowiązkom, a taka informacja bywa przydatna zwłaszcza dla tych, którzy wątpią w swoje siły i możliwości. To również informacja o tym, nad czym powinienem pracować, jakie umiejętności rozwijać, jakie kompetencje kształtować, by móc w przyszłości sprostać zadaniom danego stanowiska.

Często największą korzyścią z zamiany stanowisk jest uzyskanie szerszego spojrzenia na to co i jak robimy w firmie. Zazwyczaj w organizacjach, w których narzeka się na inne obszary, to narzekanie znika, kiedy ludzie mają doświadczenie w pracy także i w innych obszarach.

A jaką korzyść może odnieść przełożony? Ma bardziej wykwalifikowany personel, elastycznie może kształtować obsadę i tym samym szybciej reagować na zmienne zapotrzebowanie rynku, w sytuacjach trudnych nie traci czasu na instruktaż i przygotowanie pracownika do objęcia zadań – po prostu zleca wykonanie zadania komuś, kto już to robił i potrafi to wykonać dobrze. Dzięki rotacji przełożony ma zaangażowanych ludzi, którzy chcą pozostać w firmie. Korzystając z rotacji stanowisk, systemowo przyzwyczajamy pracowników, że uczenie się nowych rzeczy w organizacji jest rzeczą naturalną i normalną; przełożony też więc rzadziej słyszy: „Dlaczego mam to wykonać?”.

Organizacja zyskuje spójną kulturę organizacyjną, ponieważ ludzie pracują w różnych obszarach i na różnych stanowiskach – w ten sposób wspólny dla organizacji system działania staje się jednolity. Polepsza się też komunikacja (np. jeśli czegoś nie wiem, a potrzebuje informacji z działu rozliczeń, to łatwiej mi skontaktować się z Wojtkiem, który pracował z nami przez miesiąc, a jest z tamtego obszaru). Podczas pracy na nowych stanowiskach pojawiają się pomysły na usprawnienia, ponieważ komuś nowemu czasem łatwiej jest dostrzec niepotrzebne operacje, niespójne działania itp. Kluczową korzyścią dla organizacji jest możliwość elastycznego kształtowania organizacji pracy przy mniejszej frekwencji wynikającej np. z urlopów czy zwolnień lekarskich.

Przykład:
Informatycy w firmie Boening zostali oddelegowani na stanowiska produkcyjne. Zauważyli tam problem: niewłaściwie zainstalowane narzędzie do cięcia rysowało wycinany element, który z powodu dodatkowych rys nie nadawał się już do użycia. Oddelegowani informatycy zainstalowali mikroprocesor, który pozwalał na śledzenie ścieżki tnącego narzędzia, a to z kolei umożliwiło skuteczne sterowanie urządzeniem i wyeliminowanie rysowania wycinanego elementu.

Jakie warunki muszą być spełnione, by rotacja przyniosła spodziewane korzyści?

Aby osiągnąć wymienione powyżej korzyści, rotację stanowisk należy przeprowadzać z głową! Jedną z najważniejszych rzeczy jest określenie celu objęcia nowego stanowiska, wykonywania nowych zadań. Przełożony delegując pracownika na nowe stanowisko, powinien w rozmowie określić cel tej zmiany (Po co to robimy?). W rozmowie warto określić oczekiwania: czego pracownik ma się nauczyć, jakie wsparcie będzie otrzymywał, kto będzie nadzorował jego pracę, jak zostanie sprawdzony efekt nauki, jak długo będzie ona trwała. Doprecyzowania wymagać będzie: komu, kiedy i w jakiej formie pracownik ma przekazać dotychczasowe obowiązki.

Rotacja będzie nieskuteczna, jeśli nie sprawdzimy jej efektów i potem ich nie wykorzystamy. Po okresie zastępowania warto porozmawiać z pracownikiem, sprawdzić, czego się nauczył, zapytać o refleksje, pomysły, doświadczenia. Warto wspólnie zaplanować wykorzystanie przez pracownika nowo nabytych umiejętności i doświadczeń.

Wprowadzając rotację stanowisk do organizacji, nie wolno zapomnieć o podaniu jasnych, przejrzystych zasad, na jakich się ona odbywa (kto rotuje, jak często, na jak długo). Z kolei rocznym (wieloletni) plan rotacji ułatwi planowe, świadome działanie, a pracownikom da przekonanie, że nie robimy tego z przypadku i doraźnie. Taki plan ma jeszcze jedną zaletę: pracownikom, którzy mocnej przywiązują się do swojego miejsca pracy, łatwiej zaakceptować rotację, jeśli wynika ona z planu, wiedzą o niej wcześniej i wszyscy jej podlegają.

Często w organizacjach bardzo wąsko myśli się o rotacji i wprowadza ją jedynie na stanowiskach produkcyjnych. Na halach wiszą „mapy umiejętności” („macierze kompetencji”), z których jasno wynika, który pracownik potrafi obsługiwać daną maszynę (wykonywać daną operację) i na jakim poziomie (praca pod nadzorem, praca samodzielna, może pełnić nadzór, potrafi nauczyć). Bardzo rzadko takie tablice wiszą w części nieprodukcyjnej, a szkoda. Kiedy wprowadzamy rotację stanowisk do organizacji, warto objąć nią jak najszerszy zakres pracowników. Ułatwimy tym samym naturalny sposób wzajemnego uczenia się od siebie nawzajem, przekazywania dobrych praktyk i wprowadzania udoskonaleń.

Rotowanie stanowisk nie przyniesie spodziewanych efektów, kiedy będzie odbywać się bardzo rzadko (np. pracownik będzie oddelegowany raz na trzy lata). Najlepiej jest przeprowadzić rotację raz do roku. Oczywiście nie każda rotacja ma trwa miesiąc czy pół roku. Równie skuteczne mogą być tygodniowe lub kilkudniowe.

Jeśli w naszej organizacji nie było rotacji stanowisk, warto przemyśleć dwie kwestie – jak zakomunikujemy nową zasadę wszystkim pracownikom i jak przygotujemy przełożonych. Komunikacja zasad rotacji w organizacji winna wytwarzać dobry klimat tej działalności, umożliwić zbieranie pytań i zastrzeżeń, które się pojawią, i być skierowana do szerokiego grona odbiorców.

Przygotowanie przełożonych objąć powinno wyjaśnienie celu, wspólne tworzenie planów rotacji, przygotowanie do prowadzenia rozmów z pracownikami (zarówno tych, podczas których będą delegować pracownika na nowe stanowiska, jak i tych podsumowujących efekty pobytu pracownika w nowym miejscu) i radzenia sobie z potencjalnymi trudnościami.

Kiedy warto stosować rotację?

Oczywiście rotację stanowisk zastosujemy, kiedy możemy uzyskać wymierne korzyści. Nie warto jej stosować: dla stanowisk specjalistycznych (do których wymagana jest specjalistyczna wiedza i uprawnienia), kiedy czasochłonność i koszt wdrożenia nowej osoby dane stanowisko są niewspółmierne do zysków, kiedy na dane stanowisko mamy już przygotowanych wielu pracowników, kiedy jest to stanowisko, które po woli „wygaszamy” (bo zmniejszyło się np. na nie zapotrzebowanie, zmieniała się technologia itp.).

O czym należy pamiętać, wprowadzając do organizacji rotację stanowisk?

Czasowe oddelegowanie na nowe stanowisko nie zawsze przebiega w atmosferze ogólnego zadowolenia. Przełożeni nie chcą choć na moment pozbawiać się cennego członka zespołu, boją się dezorganizacji systemu, nie chcą czekać na zwrot z inwestycji w kształcenie (który wydaje im się daleki i mało prawdopodobny).

Nie wszyscy pracownicy też zachwyceni są możliwością objęcia nowych zadań. Zmiana otoczenia, nowe miejsce pracy, nowi ludzie, trudności w uczeniu się, konieczność wyjścia ze strefy komfortu – to trudności, z którymi można spotkać się przy rotacji stanowisk.

Jak im przeciwdziałać? Przydatne jest informowanie, nieukrywanie trudności, wypracowywanie działań, które można podjąć w przypadku pojawienia się trudności. Pomocne bywa też szerokie informowanie o efektach rotacji, o zyskach, które uzyskaliśmy dzięki temu, że ktoś na określony czas wykonywał inne obowiązki.

Przełożeni powinni wypracować sposób wdrażania nowego pracownika nie tylko w zakres zadań, ale i do zespołu. Bo bolączką systemu rotowania bywa to, że pracownicy mogą nie identyfikować się z miejscem pracy, nie uznawać je za swoje, a tym samym nie angażować się w jego poprawę. Tak może się dziać, kiedy rotacje będą zbyt często, a przełożeni będą się koncentrować jedynie na tym, by „nowy” opanował nowe umiejętności, a nie na tym, by poczuł się częścią zespołu.

Oczywiście jak przy każdej nauce nowych umiejętności, na początku mogą pojawić się błędy i spadek wydajności. Ten element łatwo wyeliminować dając wsparcie. Nie musi być ono udzielone przez przełożonego, często bardzo dobrą pomoc może zaoferować pracownik, który jest obok. Warto budować taki klimat w zespole, by każdy z jego członków czuł się odpowiedzialny za wprowadzenie „nowego”, służył mu radą i pomocą.

„Tyle się trzeba napracować, a pracownik, mając tyle umiejętności, odejdzie i wzbogaci konkurencje” – to częsty argument, który słyszę na sali szkoleniowej, kiedy rozmawiam o systemie rotacji stanowisk. To prawda, że trzeba się napracować, rzadko się jednak zdarza, by jednym argumentem za tym, by odejść do innej organizacji było to, że już wszystkiego się nauczyłem i warto poszukać miejsca gdzieś indziej. Zwykle powody takiego odejścia są inne i bardziej złożone.

Artykuł ukazał się w miesięczniku „Personel Plus”, nr 10(107)/2016, s. 8-12.

*1) Wikipedia, Rotacja stanowisk