Rola lidera w kierowaniu ludźmi polega na umiejętności dostosowania sposobu pracy do każdego członka zespołu indywidualnie. To dostosowanie ma zapewnić skuteczną realizację celów organizacji.

Pracownicy mają coraz większą świadomość, są wyedukowani i często posiadają zróżnicowane doświadczenie. W każdym zespole możemy mieć pracowników o różnym stopniu samodzielności. Strategia działań lidera powinna zapewniać stały rozwój jego ludziom. Przełożonemu pomaga to w budowaniu autorytetu, osiąganiu kolejnego poziomu przywództwa. Pracownicy zaś, którzy są coraz bardziej samodzielni, są gotowi na przyjęcie coraz większych wyzwań i adekwatnej do tych wyzwań odpowiedzialności.

W dążeniu do tego rezultatu bardzo ważna jest umiejętność skutecznego delegowania zadań. Precyzyjne rozeznanie sytuacji przez lidera oraz dobór właściwego zadania do trafnie wybranego pracownika to podstawy sukcesu. Jasno i precyzyjnie postawione cele pomagają efektywnie kierować ludźmi oraz rzetelnie ich rozliczać.

W odróżnieniu od innych narzędzi lidera na etapie zlecania, dopiero delegowanie zadań daje samodzielność i egzekwuje samodzielność. Jest formą partnerskiego kontraktu na współpracę między przełożonym, a podwładnym.

Właściwe zastosowanie tego narzędzia pozwala liderowi na zmotywowanie i usamodzielnianie (rozwój) pracownika oraz przeniesienie części odpowiedzialności na pracownika.

Aby tak się stało, przełożony powinien rozmowę delegującą przeprowadzić według następującego modelu:

1. Przedstaw cel rozmowy.
2. Wyjaśnij, dlaczego wybrałeś właśnie tego pracownika. Pokaż korzyści. Uzyskaj jego zgodę. Ten etap pełni funkcję motywującą – im lepiej przygotujesz argumenty, przywołasz fakty, zadbasz, by wyzwanie było ambitne, tym większą motywację generujesz.
3. Opisz zadanie (zakres obowiązków i odpowiedzialności, przekaż niezbędne uprawnienia, wyznacz terminy). Pamiętaj o dokładnym zdefiniowaniu ram zadania, które delegujesz, w którym miejscu odpowiedzialność pracownika się zaczyna, a w którym kończy. Wtedy unikniesz nieporozumień i łatwo będzie rozliczyć wykonanie zadania. Im więcej uprawnień (związanych z wykonaniem danego zadania) możesz przekazać pracownikowi, tym większą identyfikację pracownika z zadaniem osiągasz.
4. Upewnij się, że zadanie zostało zrozumiane.
5. Uzgodnijcie zasady komunikacji i zakres wsparcia. Im większe wyzwanie dla pracownika stanowi delegowane zadanie, tym większe wsparcie i bardziej otwarte zasady komunikacji zaproponuj.
6. Podziękuj pracownikowi za rozmowę i pomoc.

Taki sposób delegowania zadań pozwala uniknąć ryzyka podejrzeń o spychologię. Dzięki temu możliwe jest sukcesywne podnoszenie efektywności pracy kierowanego przez lidera zespołu.

Uwaga: delegowanie zadań omawiamy podczas szkoleń z zakresu Leadership tool box .