Nie ma chyba osoby, która nie jest w stanie przypomnieć sobie zebrania, które według niej było bezcelowe i uważa czas na niego przeznaczony za zmarnowany. Często kiedy rozmawiam o nieudanych zebraniach, padają określenia: „gadaliśmy przez dwie godzinny i nic z tego nie wynikło – nadal znajdujemy się w tym samym punkcie”, „na zebraniu słuchać było jedynie Wojtka – tylko on mówił, zabierał głos w każdej sprawie, nawet w sprawach spoza jego obszaru, na których się nie zna”, „kiedy pytałem uczestników zebrania, milczeli i chowali się za swoimi smartfonami” czy też „każdy zreferował swoją sprawę i tyle – chyba nawet nikt nie zapamiętał, o czym mówili inni”. Jeżeli jeszcze przyjrzymy się spotkaniom, które organizujemy z wykorzystaniem nowych technologii (spotkania na Skypie, telekonferencje itp.), to do opinii na temat skuteczności zebrań dochodzą również takie: „była cisza, nikt nic nie mówił, a potem kilka osób zaczynało mówić i wszyscy milkli”, „nie było miejsca na pytania – prowadzący zebranie tylko powiedział, co miał do powiedzenia i zakończył spotkanie”, „nie słyszałem prowadzącego – cały czas coś się sprzęgało w systemie i słyszałem jakieś dźwięki z tła osób biorących udział w telekonferencji”.

Piątek, południe, cotygodniowa odprawa zespołu. Wszyscy z kubkami pełnymi kawy już siedzą w sali. Tomek, szef zespołu, zaczyna spotkanie miłym powitaniem: „To był dobry tydzień – cele osiągnięte, żadnej reklamacji. Dziękuję. Mam dla was dwie sprawy – informacje o zmianie miejsca pracy naszego działu oraz prośbę z marketingu o ocenę przygotowanej przez nich prezentacji. Sprawa pierwsza – za dwa miesiące przenosimy się z piętra czwartego na drugie. Sprawa druga…”.
„Ale jak to się przenosimy?”, ,„Kto o tym zdecydował?”, „Czy inni się też przenoszą?”, „Będzie więcej miejsca?”… Te i inne pytania przerwały wypowiedź Tomka.
Tomek popatrzył po wszystkich i powiedział: „Taką decyzję miałem wam do zakomunikowania. Przechodząc do sprawy drugiej: Jakie macie uwagi do prezentacji marketingu? Na sali zapanowała cisza. Z boku dobiegł szept: „Może ta prezentacja też tylko do zakomunikowania?”.

To kolejny przykład rozczarowania, które pojawia się na zebraniu. I jest to w tym przypadku uczucie obopólne – i prowadzącego zebranie, i uczestników. I dodam jeszcze, że jest to rozczarowanie, które jako prowadzący fundujemy sobie trochę na własne życzenie.

Jak myślisz, z jakiego powodu na tym zebraniu doszło do takiej sytuacji? Dlaczego aktywność uczestników pojawiła się nie w tym momencie, na którym zależało prowadzącemu? Zapewne powiesz, że miejsce pracy jest dla ludzi ważniejsze niż uwagi do prezentacji innego działu. To prawda, ale jest jeszcze coś…

Uczestnicy zebrania muszą wiedzieć, jakiej aktywności się od nich oczekuje. To oczekiwane działanie wynika przede wszystkim z trzech elementów: rodzaju zebrania, celu, w jakim zostało zwołane zebranie, oraz zadań, które przed nim postawiono.

Zebrania lub ich fragmenty poświęcone są realizacji konkretnych zadań stojących przed zebraniem. Z jakimi zadaniami mamy do czynienia na zebraniu? Są to:
– przekazanie informacji (zebranie informacyjne),
– zebranie opinii i informacji posiadanych przez uczestników zebrania, skonsultowanie (zebranie konsultacyjne),
– podjęcie decyzji (zebranie decyzyjne),
– wypracowanie pomysłów (zebranie twórcze).

Zwykle to prowadzący decyduje o celu zebrania, więc i on powinien poinformować uczestników o tym, jakiego działania od nich oczekuje. Pamiętaj, jako prowadzący zebranie jesteś jego dyrygentem i to ty wskazujesz członkom orkiestry, kiedy mają grać. Nie zapomnij więc na początku zebrania powiedzieć, jaki jest cel zebrania, co chcecie osiągnąć i jak to zrobicie.

Pełny tekst artykułu dostępny jest tylko dla członków naszego HR Business Partner Clubu.

Jeśli jesteś członkiem HR Business Partner Clubu kliknij 

Jeśli chcesz zostać członkiem HR Business Partner Clubu, zapoznaj się z regulaminem i skontaktuj się z nami .

Artykuł ukazał się w miesięczniku „Personel i Zarządzanie” nr 9/2018.