Za kilka dni czeka mnie kluczowa prezentacja przed zarządem. Muszę przekonać go, że inwestowanie w rozwój pracowników przyniesie organizacji korzyści. Wiem, że kluczem do sukcesu będzie trafna argumentacja. Jak powinnam się przygotować i jak skonstruować swoją wypowiedź, by odnieść sukces?

Umiejętność przekonywania należy dzisiaj do najbardziej kluczowych kompetencji. W świecie nadprodukcji i zalewu podobnych produktów to szeroko pojęta perswazja, poparta trafną argumentacją urasta do rangi motoru rozwoju naszej organizacji. Jeżeli chcemy odnaleźć się we współczesnym świecie i odnieść sukces, musimy więcej uwagi poświęcić umiejętności wywierania wpływu na innych, a w szczególności – właściwemu operowaniu argumentami.

Poznaj swojego rozmówcę

Na skuteczne przekonywanie drugiej strony do naszego zdania składa się wiele elementów. Umiejętność dobierania argumentów jest tylko jedną z nich. Niestety, wielu z nas, zamiast uwzględnić szeroki kontekst przekonywania, koncentruje się jedynie na wyszukiwaniu tzw. silnych argumentów. Dodatkowo szukając ich i oceniając ich moc, posługujemy się naszą indywidualną opinią jako miernikiem. Zapominamy, iż to, co jest ważne dla mnie, niekoniecznie musi być ważne dla rozmówcy. Dlatego gromadząc argumenty, musimy zastanowić się, z kim będziemy rozmawiali, kto będzie odbiorcą. Warto dowiedzieć się, co stanowi dla tego człowieka wartość, co – z jego perspektywy – jest istotne, ważne i korzystne. Jeśli przekonujesz osobę, którą znasz – sprawa jest zdecydowanie prostsza. Wiesz, kim jest, czym zajmuje się na co dzień, jaki jest zakres jej odpowiedzialności, co lubi, a czego nie lubi, jak komunikuje się na co dzień, jakich informacji może potrzebować do podjęcia decyzji i jakie argumenty do niej przemawiają. W przypadku gdy nie znasz swojego rozmówcy, a masz czas na przygotowanie się do rozmowy – postaraj się pozyskać pewne informacje lub po prostu uważnie słuchaj swojego rozmówcy. Jeśli umiesz słuchać i dobrze zadawać pytania – on sam Ci podpowie, czego mu potrzeba do podjęcia decyzji.

Słuchaj aktywnie

Kolejną ważną sprawą jest umiejętność słuchania. Przekonywanie drugiej osoby nie polega na „zalaniu” jej argumentami „nie do podważenia”. Ludzie nie lubią podejmować decyzji, gdy czują się przymuszani i są pod presją. Lubią natomiast czuć się autorami swoich decyzji – wolą wyciągać wnioski sami, niż słuchać dobrych rad innych. Dlatego ważną umiejętnością w przekonywaniu jest po prostu słuchanie. Jeśli umiesz uważnie słuchać, zadawać pogłębiające pytania, a poprzez to kierować rozmową i zdobywać zaangażowanie rozmówcy w sprawę – wówczas on sam będzie zmotywowany do podejmowania decyzji rozwiązujących problem. Słuchanie umożliwi również dopasowanie się do rozmówcy. Nie unikaj pytań – a wręcz zachęcaj, traktując je jako cenne źródło informacji i okazję do przedstawienia odpowiedzi.

Nadaj wypowiedzi odpowiednia strukturę

Jeśli już zdecydowałeś, jakich argumentów będziesz używał, warto aby nadać im odpowiednią strukturę. Nie ma nic gorszego w przekonywaniu innych, jak chaotyczny sposób mówienia. Całą argumentację warto zacząć od kilku prostych i znajomych Twojemu rozmówcy argumentów. Takich, z którymi prawdopodobnie będzie się on zgadzał. To zbuduje wspólną płaszczyznę porozumienie. W dalszej argumentacji warto zastosować styl nestoriański. Polega on na przedstawieniu mocnych argumentów na początku i na końcu wypowiedzi. W środku wypowiedzi przedstawiamy najsłabsze argumenty. Warto ten najmocniejszy argument zostawić na koniec, by był domknięciem rozmowy.

W swoim argumentowaniu możemy korzystać z różnych metod: argumentacji jednostronnej, dwustronnej lub argumentowania racjonalnego.

Argumentacja jednostronna

Polega ona na używaniu tylko argumentów przemawiających za naszą tezą, z pominięciem argumentów przeciw. Jest skuteczną metodą w sytuacjach, gdy:

• nasz rozmówca nie ma wiele czasu na podjęcie decyzji,
• dana decyzja nie wpłynie istotnie na niego,
• ma wysoki poziom wiedzy ogólnej (choć nie jest ekspertem w dziedzinie, którą z nim omawiamy),
• jest osobą nieufną.

Argumentacja dwustronna

Jest to przedstawienie rozmówcy argumentów zarówno „za”, jak i „przeciw” naszej tezie. Warto tę metodę stosować, gdy rozmówca jest osobą o wysokim poziomie wiedzy ogólnej, świetnie zna się również na dziedzinie, którą omawiamy, ale jest nieufny. Sprawa, którą omawiamy dotyczy bezpośrednio tej osoby i o czasie decyduje sam zainteresowany. W tej metodzie wyjątkowo skuteczna jest struktura „kanapki retorycznej”:

1. Przyciągnięcie uwagi rozmówcy, zaintrygowanie go.
2. Wypowiedzenie tezy do udowodnienia.
3. Argumentacja „za”.
4. Argumentacja „przeciw”.
5. Argumentacja „za”.
6. Podsumowanie i domknięcie.

Należy tu zwrócić uwagę na to, iż kończymy argumentami zwolenników naszej tezy i w ten sposób stawiamy kropkę nad „i”. Daje to także słuchaczowi poczucie Twojego obiektywizmu i pozostawia wrażenie swobody w podejmowaniu decyzji – a to istotne.

Argumentowanie racjonalne

Jest odwoływaniem się do argumentów bardzo mierzalnych, obiektywnych, ogólnie przyjętych (np. zysk finansowy, obniżenie poziomu ryzyka działania, prostota procedury). Ten sposób jest skuteczny, gdy obie strony uznają te same racjonalne argumenty, które są czytelne i uznawane, a sytuacja decyzyjna jest jasno zdefiniowana i określona.

Przy dobieraniu argumentów cenne jest odwoływanie się do własnego doświadczenie, doświadczenia strony, którą przekonujesz, doświadczenia uznanego przez stronę autorytetu.

Używaj właściwych słów

Kolejnym aspektem w przekonywaniu jest język, a w zasadzie słowa i sposób, w jaki ich używamy podczas przekonywania. Należy pamiętać, aby dostosować język do swojego rozmówcy. Nie chodzi o to, aby trudnym słowem dodać rangi naszym argumentom, tylko o to, aby odbiorca dobrze zrozumiał, co masz na myśli. Używaj języka prostego, żywego, opisowego. Korzystaj z przykładów, statystyk, dowodów, ale także z poczucia humoru. Przekonywanie nie musi być śmiertelnie poważną rozmową. Wszystko zależy od tego, kogo przekonujemy i jakie relacje nas łączą.

Nie zapomnij o intonacji. Ton głosu to Twój kolejny oręż w przekonywaniu. Mów spokojnie, wyraźnie, zaznaczaj ważne kwestie tonem głosu. Głos powinien odzwierciedlać Twoje zaangażowanie. To dlatego trudno nam przekonywać ludzi do spraw, do których sami nie mamy przekonania. Zdradzi nas właśnie między innymi ton głosu. Dlatego zadbaj o to, aby zdradzał właściwe emocje.

Panuj nad emocjami

I tak doszliśmy do kolejnego elementu – emocji. Ludzie – w większości przypadków – podejmują decyzje emocjonalnie, a nie racjonalnie. Dlatego argumentacja powinna również uwzględniać zaangażowanie emocjonalne. Ty i Twoja wypowiedź powinniście stanowić jedność. Angażuj w przekonywanie emocje swoje i rozmówcy. Jednak nigdy nie daj się wyprowadzić z równowagi. Jeśli napotykasz opór ze strony rozmówcy, wówczas często pojawia się zdenerwowanie, a ono będzie rozpraszało. Nie walcz, tylko dopytuj o szczegóły i rozwiewaj wątpliwości. Nie możesz dać wyprowadzić się z równowagi, bo wówczas stosujemy presję (a zgodnie z trzecią zasadą dynamiki każda akcja wywołuje reakcję). Rozmówca odda nam dokładnie to samo. Emocje mają być Twoim sprzymierzeńcem, masz budować pozytywne emocje rozmowy – przecież masz rozwiązanie problemu, do którego przekonujesz.

Zadbaj o dobry wizerunek

W argumentacji ważny jest wizerunek osoby argumentującej. Sam zastanów się, jakim osobom ludzie chętnie ufają i są skłonni przychylać się do ich argumentacji? Wizerunek swój budujesz każdego dnia. Jeżeli przekonujesz współpracowników, to bądź świadom, że pamiętają oni Twoje dotychczasowe dokonania. Wiarygodność buduje się długo, natomiast traci się szybko i wówczas trudno ją odbudować. Bądź dobrze przygotowany – zwłaszcza do pytań i wątpliwości. Jeśli cytujesz dane, musisz wiedzieć skąd je zaczerpnąłeś i jak autor doszedł do tych danych. Jeżeli cytujesz pewne teorie, warto wiedzieć o nich trochę więcej, a nie wybierać z nich tylko korzystne dla siebie fragmenty. Krótko mówiąc – musisz wiedzieć, o czym mówisz.

W przekonywaniu nie chodzi o to, aby udowodnić za wszelką cenę, że masz rację, lecz o to, aby Twój rozmówca sam doszedł do wniosku, że Ty masz rację. Bywa, że do tego wniosku nie dochodzi w trakcie rozmowy, ale dopiero po pewnym czasie. Dlatego niektórym trzeba dać czas, aby „przepracowali” informacje, które usłyszeli. Mniej siły – więcej finezji, a sukces masz w kieszeni.

Artykuł ukazał się w miesięczniku „Personel i Zarządzanie”, nr 5/266, maj 2012, s.98-99.