„Jeśli nie musiałbym chodzić na zebrania, lubiłbym moją prace o wiele bardziej”. Taką uwagę można usłyszeć z ust wielu menedżerów. Zebrania są zagadkowym paradoksem. Z jednej strony mają fundamentalne znaczenie w działalności każdej organizacji, stanowią doskonałą okazję do usprawniania komunikacji, rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji. Z drugiej jednak strony zebrania są nudne, zniechęcająco długie i bez wyraźnego sensu.

Patrick Lenncioni w swojej książce „Efektywne spotkania biznesowe” wskazuje dwie główne przyczyny takiego stanu rzeczy. Zebrania są nudne ponieważ brakuje w nich napięcia lub konfliktu. Prowadzący, zamiast wyszukiwać owe cenne konflikty, starają się unikać napięć i skończyć o czasie. Zebrania są nieefektywne, ponieważ brakuje im odpowiedniej struktury. W wielu organizacjach jest tylko jeden rodzaj tzw. „zebrań zespołu”, gdzie np. dwa razy w miesiącu przez 3 godziny dyskutuje się o wszystkim: strategii, taktyce, sprawach administracyjnych i kulturze organizacji.

Co możemy zrobić, aby nasze zebrania były naprawdę dobre? Oto kilka rad:

• określ temat zebrania (co będzie przedmiotem obrad),
• zdefiniuj cele zebrania (jakie mają być efekty, do czego macie dojść),
• ustal decyzje do podjęcia (jeżeli mają być podjęte, to w jakich sprawach),
• zaplanuj agendę zebrania (począwszy od priorytetów),
• zdecyduj o formach zebrania (zamknięta, półotwarta, otwarta),
• ustal listę uczestników (zespół do 12 osób zachowa mobilność, zastanów się więc, kto faktycznie powinien uczestniczyć w spotkaniu),
• przygotuj niezbędne materiały (dane źródłowe),
• zadbaj o wyposażenie sali i komfort uczestników.

Każde skuteczne zebranie, niezależnie od jego formy, powinno mieć odpowiednią strukturę uwzględniającą rozpoczęcie (organizacyjno-porządkowe), rozwinięcie, przyjęcie uzgodnień, czas na ogłoszenia i wolne wnioski i zakończenie (z podsumowaniem decyzji i pożegnaniem).

Musimy ponadto pamiętać, że niewłaściwie przygotowane i poprowadzone zebranie jest stratą cennego czasu naszego, ale – co ważniejsze – również wszystkich jego uczestników. Dalego pamiętajmy o radach dla prowadzącego, które wskazują jak utrzymać kontrolę nad zebraniem: bądź konkretny, przypominaj o celu spotkania, wyjaśniaj cel każdego działania, powołuj się na agendę, koncentruj się na rozwiązaniach, a nie problemach, przestrzegaj procedury, przypominaj, ile zostało czasu, powstrzymuj gaduły i zachęcaj milczących.

Pamiętajmy, że produktywne zebranie to wyższe morale pracowników, trafniejsze i szybciej podejmowane decyzje oraz bez wątpienia lepsze efekty pracy.