Motywowanie pracowników to jedno z największych wyzwań stojących przed każdym menedżerem. Jest to szczególnie trudne w okresie spowolnienia gospodarczego, kiedy wydatki na rozwój pracowników czy dodatkowe wynagrodzenia spadają. Co robić, aby utrzymać motywację pracowników na wysokim poziomie, bez ponoszenia dużych kosztów?

Warto spróbować siły oddziaływania małych gestów, które przynoszą wielkie efekty. Bit to najmniejsza ilość informacji. Niby nic, ale zmiana choćby jednego bita w jakimkolwiek komunikacie może go całkowicie zmienić. Posłużę się przykładem:

Pewien menedżer postanowił zapytać jednego ze swoich pracowników, jak mu się pracuje w firmie. Zaprosił go na spotkanie, posadził naprzeciwko i zapytał:

– Powiedz mi, jednym słowem, jak ci się pracuje w naszej firmie?

– Jednym słowem? – pracownik chciał wiedzieć na pewno, czego oczekuje od niego menedżer.

– Tak, jednym słowem.

– Dobrze – odpowiedział pracownik i zamilkł.

Zapadła bardzo niezręczna cisza. Menedżer chciał jak najszybciej ją przerwać. Szukał pomysłu, jak to zrobić i wreszcie znalazł.

– To może w dwóch słowach? – poprosił.

– W dwóch słowach? – zastanowił się pracownik. – Nie dobrze!!!

Ta anegdota pokazuje, jak wielkie znaczenie w komunikacji ma tak mały jej składnik, jak słowo „nie”. Potrafi całkowicie zmienić wydźwięk komunikatu sformułowanego przez pracownika.

Metoda bitowa w zarządzaniu

Większość menedżerów koncentruje się na spektakularnych przedsięwzięciach dotyczących pracowników. Raz w miesiącu przyznaje premie, organizuje dwa-trzy szkolenia w roku, dzieli się opłatkiem przed Bożym Narodzeniem. To wszystko ważne i potrzebne inicjatywy. Tylko że niewystarczające, aby budować stabilną motywację pracowników. Takie wielkie i akcyjne działania nie mają wielkiego wpływu na zaangażowanie ludzi. A co ma? Bity!!! Małe gesty i mikrozachowania powtarzane codziennie, regularnie przynoszą najlepsze, największe efekty. Z zegarmistrzowską precyzją trafiają w samo sedno ludzkiej motywacji – potrzebę szacunku, docenienia i bycia potrzebnym.

Weźmy chociażby uśmiech. Jego obecność na twarzy menedżera świadczy o… No właśnie, o czym? A co sygnalizuje pracownikom jego brak lub zmarszczenie brwi?

Kiedyś pewien znajomy powiedział mi, że po minie swojego szefa doskonale wie, w jakim jest danego dnia nastroju.

– Kiedy wchodzi rano na halę – tłumaczył – wszyscy patrzymy zza węgła na jego twarz. Jeśli jest uśmiechnięty, wiemy, że możemy przyjść nawet z najtrudniejszym problemem. Jeśli ma ściśnięte mięśnie – znikamy. Czekamy, na kogo dzisiaj padnie. Kto zostanie zaraz wezwany i obsztorcowany. Tak to działa.

Pracownicy świetnie wyczuwają nastroje swoich menedżerów. Trafnie odbierają i dekodują nawet najmniejsze zmiany w zachowaniach. I zazwyczaj nigdy się nie mylą. Od rozpoznania i interpretacji drobnych sygnałów uzależniają swoje zachowania. Zgadza się?

Jeśli tak, to dlaczego nie wykorzystać tak skutecznego narzędzia w drugą stronę, do budowania motywacji i zaangażowania ludzi? Logicznie rzecz biorąc, to marnotrawstwo i realna strata dla każdej organizacji! Co ciekawe, bitowe podejście do budowania zaangażowania ludzi nie wymaga niemal wcale pieniędzy! Jedyne, co jest potrzebne, to świadome wykorzystywanie swoich zachowań! Tylko tyle i aż tyle!

Jeżeli menedżer w świadomy sposób wykorzystuje swoje najmniejsze nawet gesty i zachowania, aby wzbudzić, podtrzymać ukierunkowaną energię swoich pracowników, aby osiągnąć cele organizacji, mamy do czynienia z metodą bitową w zarządzaniu.

Małe gesty, wielkie efekty

Jakie gesty i zachowania możemy wykorzystywać? Wszystkie! Pod warunkiem, że są spójne i wspierają nasze cele.

Jak taki model działa w praktyce? Chętnie przedstawię go na przykładzie rozwiązania obowiązującego w Kontekst HR Polska.

PRAKTYKA PRZYWÓDCZA	CZĘSTOTLIWOŚĆ	MODEL
Telefony (e-maile lub SMS-y) do konsultantów przed szkoleniem	1-2 dni przed	Powiedz, w jakiej sprawie dzwonisz. Zapytaj, jak wyglądają przygotowania do szkolenia. Zapytaj, czy w czymś możesz pomóc – zapewnij, że jesteś do dyspozycji. Życz powodzenia.
Telefony (e-maile lub SMS-y) do konsultantów po szkoleniu	1-2 dni po	Powiedz, w jakiej sprawie dzwonisz. Zapytaj, jak poszło szkolenie. Okaż zainteresowanie, dopytaj. Podziękuj za pracę.
Telefony (e-maile lub SMS-y) do konsultantów z gratulacjami po szczególnie dobrze ocenionych szkoleniach	Jak najszybciej po uzyskaniu informacji	Powiedz, w jakiej sprawie dzwonisz. Pogratuluj wspaniałego osiągnięcia. Powiedz, że to dla ciebie ważne. Podziękuj za profesjonalizm.
Rozmowy (telefony) motywujące z konsultantami i pracownikami	Raz na jeden-dwa miesiące	Zapytaj, co u niej/u niego; czym ostatnio się zajmował. Okaż zainteresowanie, dopytaj. Podziękuj za to, co zrobiła/zrobił. Zapytaj co przed nią/przed nim w najbliższym czasie. Zapytaj, jak możesz pomóc.
Rozmowa (telefon) sondująca z konsultantami i pracownikami	Raz na trzy-sześć miesięcy	Podziękuj za to, że pracuje dla ciebie. Zapytaj o oczekiwania i preferencje. Stwórz kartę oczekiwań i preferencji konsultanta/pracownika.
Okazywanie uznania: Pochwały i podziękowania podczas spotkań i szkoleń wewnętrznych. Odręcznie pisane liściki-podziękowania i gratulacje. Wręczanie drobnych upominków: kwiatów, książek, czekolady, bibelotów… Zaproszenia na kolacje lub lunche.	Kiedy potrzeba	Opisz to, za co nagradzasz. Nazwij korzyści, które dzięki zaangażowaniu tej osoby osiągnąłeś ty, zespół, firma. Okaż uznanie: pochwal, wręcz list pochwalny, przyznaj upominek czy nagrodę. Poproś ją/jego o reakcję. Pogratuluj!

Oczywiście to tylko część stosowanego w Kontekst HR Polska rozwiązania. Zresztą, każdy model musi odzwierciedlać specyfikę organizacji, w której jest wdrażany. Ten stosowany w naszej firmie odzwierciedla specyfikę zarządzania organizacją rozproszoną, zbudowaną na modelu sieci. Dlatego ostateczne standardy kierowania i motywowania ludźmi metodą bitową przygotowujemy dla każdego klienta oddzielnie.

Małe rzeczy czynią różnicę
Winston Churchill powiedział kiedyś, że „małe rzeczy czynią wielką różnicę”. Podobnie jest z motywacją. Najsilniej na zaangażowanie ludzi wpływają drobne, ale powtarzane często bodźce. Budują one klimat zaufania i podnoszą samoocenę pracowników. Ludzie mają świadomość, co jest ważne dla ich menedżera, a co ma drugorzędne znaczenie. Metodę bitową w zarządzaniu można porównać do małego, ale nigdy niewysychającego strumienia. Skutecznie zasila on ludzkie osiedla w wodę, ale w żadne sposób nie zagraża ich egzystencji. Inaczej niż nadmiar wody. Ten prowadzi do powodzi, która życiodajny płyn zamienia w śmiertelne niebezpieczeństwo. A tak jest z zadekretowaną motywacją. Raz w roku spotkanie integracyjne, dwa razy w roku szkolenie, premie miesięczne i nagrody roczne… A na końcu rozczarowanie. I jednych (pracowników), i drugich (menedżerów). Ci pierwsi czują się mimo wszystko niedoceniani, dla tych drugich frustrujący jest brak efektów.
Największą wartością proponowanej przeze mnie metody jest jej siła oddziaływania i niskie koszty wdrożenia. Takie „więcej za mniej”. Niewiele jest potrzebne, aby taki program wdrożyć w organizacji. Najważniejsza jest decyzja, potem kilka praktycznych porad, jak można ją stosować w codziennej pracy z ludźmi, a na koniec już tylko konsekwencja we wdrażaniu jej w życie. Metoda jest tak wspaniała, że im dłużej działa, tym przynosi coraz lepsze efekty. Jest do zastosowania wszędzie i w każdych warunkach. Nigdy nie zawodzi!!! Czy warto zainwestować w prostotę i skuteczność rozwiązania, za niewielkie pieniądze? Odpowiedź nasuwa się sama. Tak!

Artykuł ukazał się w miesięczniku „Personel i Zarządzanie”, nr 9/271, wrzesień 2012, s.90-92.